Por dónde empezar

Tres ideas que conviene tener claras

El costo y el precio viven en lugares distintos. La central de costos guarda solo lo que te cuesta operar (guía, transporte, entradas, equipo). El margen, los gastos financieros y las comisiones se agregan en el tarifario. Si mezclás los dos, la rentabilidad que ves deja de ser real.

Una actividad no es una salida. La actividad es el producto (por ejemplo, "Kayak en el canal"). La salida es una ocurrencia concreta con fecha, hora, cupo y equipo asignado. Las salidas regulares funcionan como plantillas: cada fecha se crea por separado y se puede ajustar sin afectar a las demás.

Todo queda vinculado. Un email puede quedar asociado a un contacto, una oportunidad, una tarea o una reserva. Así, cuando abrís cualquiera de ellos, ves la conversación completa sin buscarla en la bandeja.

Lecciones paso a paso

Cada lección te lleva de principio a fin por una tarea concreta: el objetivo, lo que necesitás antes de empezar, los pasos, qué significa cada campo y qué hacer si algo sale mal. Están dentro de la guía de cada módulo; acá las tenés todas juntas.

Puesta en marcha

El orden recomendado para dejar una cuenta nueva lista para vender y operar. Cada paso usa datos del anterior, por eso conviene no saltearlos.

Orden de carga

1. Datos de la empresa y entidad legalRazón social, identificación fiscal, país y moneda principal. El país define qué impuestos y qué comprobantes se ofrecen después. Ver cómo
2. Usuarios y rolesInvitá a tu equipo y asigná el rol correcto a cada persona antes de que empiecen a cargar datos. Ver roles
3. Impuestos y reglas de costoRevisá las alícuotas de IVA por tipo de servicio y definí el margen y los gastos estructurales por defecto. Ver cómo
4. Equipo y vehículosCargá guías, asistentes, coordinadores y choferes, y tu flota con su capacidad. Ver cómo
5. ProveedoresTransportistas, hoteles, restaurantes y otros servicios externos, vinculados a su ficha del CRM. Ver cómo
6. Actividades y central de costosTu catálogo de servicios y lo que cuesta operar cada uno. Ver cómo
7. TarifariosPrecios de venta por canal (directo, agencias, mayoristas) y temporada. Ver cómo
8. Cuenta de emailPara enviar confirmaciones y llevar el historial de cada cliente. Ver cómo
9. Datos fiscalesCargá razón social, CUIT, condición frente al IVA y punto de venta: salen en los comprobantes. La facturación electrónica estará disponible próximamente. Ver cómo

Ingresar y moverse por el sistema

Cómo entrar, cómo está organizado el menú y cómo se trabaja con los paneles laterales que usa todo el sistema.

Ingreso

Entrás con tu email y contraseña desde la pantalla de inicio de sesión. Si marcás Recordarme, la sesión se mantiene en ese navegador. Si olvidaste la contraseña, usá ¿Olvidaste tu contraseña? y seguí el enlace que llega a tu correo.

Las cuentas las crea el administrador de tu empresa. Si no tenés usuario, pedíselo a quien administra DO Adventure en tu organización.

El menú lateral

El menú de la izquierda agrupa los módulos por área de trabajo:

La configuración de la empresa y del sistema (datos fiscales, usuarios, roles, módulos, sucursales, paramétricas) no está en el menú lateral: está en el menú de la empresa, arriba a la derecha.

La barra superior

Notificaciones

Hacé clic en la campana para ver las últimas. Las no leídas se destacan; al abrir una te lleva a lo que corresponde (el tarifario, la reserva, la tarea) y queda marcada como leída. Con Marcar todas como leídas limpiás el contador.

Ver todas las notificaciones, al pie de la campana, abre la consola de notificaciones: la lista completa con filtro de no leídas y, para quien puede, la pestaña Enviar.

Quién puede enviar notificaciones

Cada envío tiene título, mensaje, tipo (información, aviso o urgente) y, si querés, un enlace a una pantalla de la app. En la lista de envíos ves cuántas personas lo leyeron.

El menú de la empresa

Al hacer clic en el nombre de la empresa se abre el menú con toda la configuración, en cinco columnas:

• Empresa: datos de la empresa (contacto, país y moneda), datos fiscales y sucursales con sus agentes. Cada dato se carga en un solo lugar.
• Configuración de módulos: solo aparecen los módulos que tenés activos. Por ejemplo, tarifarios (impuestos e IIBB), cotizaciones de moneda, logística y cuentas de email.
• Paramétricas: las listas de valores que se ofrecen al cargar datos: amenities de alojamientos, categorías de gastos, categorías de productos y unidades de medida.
• Datos: importar desde Excel, exportar listados, la copia completa y el historial.
• Sistema: usuarios, roles y permisos, módulos y suscripción, seguridad, auditoría y Borrar datos (por módulo o la cuenta completa). Solo lo ven los administradores. Las Plantillas de email están en Configuración de módulos.

Modo claro y oscuro

El sistema arranca en modo claro. Con el botón de luna de la barra superior (o el del pie del menú lateral) pasás a modo oscuro, que se aplica a todas las pantallas. Para volver, usá el botón de sol.

Idioma de la interfaz

Cada usuario elige el idioma en que ve el sistema: español, inglés o portugués. Se cambia en Mi perfil › Preferencias › Idioma y región y se aplica en el momento, en cualquier equipo donde inicies sesión. Quien se registra desde el sitio en inglés o portugués arranca en ese idioma.

• Se traducen los textos del sistema: menús, botones, títulos, estados, avisos y mensajes de error. Las fechas usan los nombres de meses y días del idioma elegido.
• Los datos que cargás (nombres de actividades, clientes, notas, descripciones) quedan como los escribiste.
• Los documentos que se envían a clientes y proveedores (facturas, órdenes de servicio, emails) y este Centro de ayuda siguen en español.

Cabecera y pestañas

Todas las pantallas y todos los paneles tienen la misma cabecera oscura: arriba el tipo de registro, el título y un subtítulo con los datos clave; a la derecha, las acciones (editar, exportar, crear). Debajo están las pestañas: la que está abierta se ve clara y unida al contenido. El número al lado de una pestaña es la cantidad de registros que tiene, y un punto rojo avisa que hay algo vencido o pendiente.

Cuando las pestañas no entran en el ancho, las que sobran pasan al botón Más, que indica cuántas hay; la pestaña que estás viendo siempre queda a la vista.

Paneles laterales

Casi todo se edita en paneles que se abren desde la derecha, sin salir de la pantalla en la que estás. Se cierran con el botón Cerrar de la pestaña lateral o haciendo clic fuera del panel. Los cambios se guardan con el botón de guardar del pie del panel; si cerrás sin guardar, se descartan.

Tableros tipo kanban

Oportunidades, tareas, salidas y reservas se muestran en columnas por estado, de ancho fijo: entran cuatro en pantalla y el resto se ve desplazándose. Para cambiar el estado de una tarjeta, arrastrala a otra columna. Cada columna tiene su propio desplazamiento: si una columna tiene muchas tarjetas, bajá dentro de ella sin perder de vista las demás. Si hay más columnas de las que entran en pantalla:

• Usá los botones semicirculares de los bordes para desplazarte a izquierda o derecha.
• Ocultá las columnas que no usás desde la barra de visibilidad de columnas. Lo que ocultes queda recordado en ese navegador.
• Cambiá a vista de lista cuando necesites ordenar o revisar muchos registros a la vez.

Importar datos desde Excel

Cargá de una vez la información que tenés en planillas o en otro sistema. Antes de guardar ves qué se crea, qué se actualiza y qué filas tienen errores, y una importación se puede deshacer durante 7 días.

Qué se puede importar

Entrá desde el menú de la empresa (arriba a la derecha) › Importar desde Excel, o con el botón Importar de CRM, Reservas, Operaciones y Tarifarios.

Paso a paso

1. Bajá la plantillaTrae una hoja de instrucciones con cada columna explicada, una hoja por tipo de dato y listas desplegables para los campos con valores fijos. Las columnas en verde son obligatorias.
2. CompletalaUna fila por registro. Podés completar solo las hojas que necesites y borrar las columnas que no uses. También sirve Google Sheets: descargá el archivo como .xlsx.
3. SubilaArrastrá el archivo o elegilo. Se aceptan .xlsx, .xls, .ods y .csv, hasta 8 MB y 5.000 filas por hoja. Elegí qué hacer con los registros que ya existen: omitirlos o actualizarlos.
4. RevisáVes cuántos registros son nuevos, cuántos se actualizan, cuántos se omiten y cuántos tienen errores, con el detalle de cada fila. Todavía no se guardó nada.
5. ImportáSi hay errores, corregí el archivo y volvé a subirlo, o marcá Importar solo las filas válidas. Todo se guarda junto: si algo falla, no se guarda nada.

Planillas de otro sistema

No hace falta usar la plantilla. Las columnas se reconocen por su título, también con los nombres habituales de otros sistemas (por ejemplo «E-mail», «Celular», «Razón social», «Dominio» o «Localizador»). Las que no se reconozcan aparecen en la revisión: asignales el campo que corresponde y tocá Volver a analizar. Las que dejes en Ignorar no se importan.

Un archivo de una sola hoja (o un CSV) se usa para la hoja cuyas columnas coincidan. En los archivos de varias hojas, cada hoja tiene que llamarse como en la plantilla (Empresas, Contactos, Reservas, Pagos…).

Formatos

• Fechas: dd/mm/aaaa, o el formato de fecha de Excel.
• Importes: sin símbolo de moneda; valen «1250,50» y «1.250,50».
• Listas (tipo, estado, rol, medio de pago…): un valor de la lista de la plantilla. También se aceptan sinónimos frecuentes, por ejemplo «Booking» como canal OTA o «van» como combi.
• Etiquetas e idiomas: separados por coma.
• Si un contacto o una persona del equipo trae el nombre completo en la columna Nombre y no tiene apellido, la primera palabra se toma como nombre y el resto como apellido.

Reservas históricas

Servicios, pasajeros y pagos se vinculan con su reserva por el código. Si una reserva no trae el total, se calcula con la suma de sus servicios; el saldo es el total menos los pagos. Los pagos tienen que estar en la moneda de la reserva.

Experiencias, destinos, oportunidades y tareas

• Contenidos: se crean como borrador, listos para completar y revisar en Contenidos. La descripción se convierte en párrafos y la categoría se busca por nombre o por slug. Un destino que viene en el mismo archivo se crea primero, así las experiencias de abajo lo pueden usar. Si el contenido ya existe y elegís actualizarlo, solo se actualiza mientras esté en borrador o en revisión (hace falta poder editar contenidos); los aprobados y publicados se omiten.
• Oportunidades: la etapa se busca por nombre en tu embudo (si no se encuentra, entra en la primera). El contacto se vincula por email, la empresa por CUIT o razón social y el responsable por email o nombre del usuario.
• Tareas: si no traen código, se les asigna uno nuevo (TASK-…). El contacto, la empresa y el responsable se vinculan igual que en las oportunidades.

Historial y deshacer

En la pestaña Historial está cada importación con lo que creó, actualizó, omitió y las filas con error, que podés descargar en Excel. Durante 7 días, Deshacer borra lo que creó la importación, salvo lo que alguien ya usó o modificó (por ejemplo, un contacto que ya tiene una reserva). Lo que se actualizó no vuelve atrás.

Quién puede importar

Hace falta el permiso Importar datos desde Excel (grupo Importar y exportar, en Roles y permisos) y, además, el de crear de cada módulo: por ejemplo, crear contactos para importar contactos. Los administradores los tienen todos.

Exportar listados y copia completa

Descargá cualquier listado a Excel o CSV con las columnas y los filtros que elijas, o toda la información de la empresa en un solo archivo de Excel.

Exportar un listado

Entrá desde el menú de la empresa › Exportar listados, o con el botón Exportar de CRM, Reservas, Operaciones, Tarifarios, Facturación y Tesorería, que abre el listado de esa pantalla.

1. Elegí el listadoA la izquierda están agrupados por módulo: empresas, contactos, oportunidades, tareas, reservas con sus servicios, pasajeros y cobros, tarifas, proveedores, productos y stock, guías, vehículos, salidas, órdenes de servicio, incidentes, actividades, contenidos y traducciones, propuestas, consultas web, reservas, liquidaciones y tickets de los canales, comprobantes, movimientos y cuentas de tesorería, cuentas por pagar, pagos online con sus reembolsos y links de pago, y usuarios.
2. FiltráPor rango de fechas (por ejemplo, fecha de venta o fecha de inicio del viaje), por estado y por texto. Sin filtros se exporta todo.
3. Elegí las columnasVienen marcadas las principales. Todas marca todas y Principales vuelve a las de siempre. El archivo respeta el orden de la lista.
4. Revisá y descargáLa vista previa muestra cuántos registros entran y las primeras 15 filas. Después tocá Descargar Excel o CSV.

• El Excel trae una hoja Información con la empresa, la fecha de la descarga y los filtros usados.
• El CSV usa punto y coma y coma decimal, como lo abre Excel en español.
• Empresas, contactos, proveedores, productos, guías, vehículos, contenidos y reservas usan los mismos títulos de columna que las plantillas de importación. En los primeros siete podés exportar, corregir en Excel y volver a importar eligiendo Actualizarlo con los datos completos del archivo (los contenidos, solo mientras estén en borrador o en revisión); las reservas que ya existen no se modifican al importar.
• En los contenidos se exportan los textos sin formato (sin HTML); las propuestas traen el total de venta y la cantidad de pasajeros.
• Cada archivo tiene hasta 100.000 filas. Si un listado tiene más, filtralo por fechas.

Copia completa de la empresa

En la pestaña Copia completa se descarga un único Excel con una hoja por listado y todas sus columnas, más una hoja Resumen con la cantidad de registros de cada una. Incluye solo los módulos habilitados. Sirve como respaldo propio o para llevar los datos a otro sistema.

Quién puede exportar

Exportar listados requiere el permiso Exportar listados a Excel, que tienen los administradores y los gerentes, y además el permiso de ver cada listado: quien no ve facturación no exporta comprobantes, y los precios y costos de las reservas solo aparecen para quien puede verlos. La copia completa requiere Descargar la copia completa de la empresa, que por defecto tienen solo los administradores. Ambos están en el grupo Importar y exportar de Roles y permisos.

Cada descarga queda en la pestaña Historial, con quién la hizo, cuántos registros tenía y qué filtros usó.

Roles y permisos

Cada usuario tiene un rol que define qué puede ver, qué puede modificar y qué puede aprobar. Hay cuatro roles.

Los cuatro roles

Qué puede hacer cada uno

Rol y permisos de una persona

El rol se cambia en la pestaña Acceso y permisos del perfil de la persona (o de la ficha del guía o chofer, si tiene usuario), en Rol y permisos. Debajo del rol están todos los permisos, por grupo: los que trae el rol se marcan con Rol y se cambian desde el rol; además se le pueden sumar permisos propios, solo a esa persona. Ver Acceso y permisos.

Los permisos sobre las cuentas de email, las líneas de WhatsApp y las cuentas de Instagram y Facebook se dan cuenta por cuenta, en la sección Cuentas de la misma pestaña.

Buenas prácticas

• Tené al menos dos administradores, para no quedar bloqueado si uno no está disponible.
• Usá el rol de gerente para quien revisa precios antes de publicarlos: así la aprobación queda registrada con nombre y fecha.
• No compartas usuarios. Cada cambio de estado queda en el historial con el usuario que lo hizo.

Roles personalizados y permisos por usuario

Además de los cuatro roles, un administrador puede ajustar permiso por permiso en menú de la empresa › Sistema › Roles y permisos:

• Roles del sistema: con Sincronizar roles base aparecen los roles base (Administrador, Gerente, Miembro, Solo lectura) con sus permisos por defecto y cuántas personas tienen cada uno. Su nombre no se cambia. Si editás uno, el cambio afecta a todos los usuarios con ese rol (la pantalla lo avisa).
• Roles personalizados: + Nuevo rol con nombre, descripción y color. Al elegirlo se ve el árbol de permisos por módulo: tildado es Habilitado; sin tildar, Bloqueado. Los marcados SENSIBLE dan acceso a datos confidenciales. Se guarda con Guardar permisos.
• Por usuario: en la vista Usuarios elegís el rol asignado (un rol personalizado o el rol del sistema) y podés cambiar permisos solo para esa persona. Cada permiso indica si viene del rol (ROL) o es propio del usuario (PROPIO). Los permisos propios se suman a los del rol.

Empresa y datos fiscales

Todo lo que define a tu empresa está en una sola pantalla, Empresa, con tres pestañas. Se llega desde el menú de la empresa. Solo un administrador puede cambiar estos datos.

Datos de la empresa

El nombre comercial (el que aparece en la barra superior) y los datos de contacto. Debajo, un resumen de los datos fiscales (se editan en la pestaña siguiente) y el bloque País y moneda: el país de operación, la moneda de la empresa (la que se usa para consolidar tableros y reportes), la moneda de referencia, la zona horaria y los impuestos que aplican.

Logo

En el bloque Logo subís el logo de la empresa (PNG, JPG o WebP). Se achica solo para que pese poco, sin recortarlo; conviene que sea horizontal y con fondo transparente. Con Cambiar lo reemplazás y con Quitar volvés a mostrar el nombre de la empresa.

El logo sale en todos los documentos: facturas, vouchers, informes y reportes, remitos, órdenes de servicio, el tarifario para clientes y los emails que envía el sistema (confirmaciones a proveedores, recibos de pago). Sin logo, se muestra el nombre de la empresa.

Datos para documentos operativos

Debajo del contacto, Datos para documentos operativos guarda hasta seis líneas de texto libre: el legajo de agencia (E.V.T.), las habilitaciones de parques o de navegación, la razón social del operador. Salen en el encabezado de la orden de servicio.

Las cotizaciones de las otras monedas se cargan en Cotizaciones de moneda.

Datos fiscales

La pestaña Datos fiscales y facturación es el único lugar donde se cargan los datos que salen en los comprobantes. Se organizan por entidad legal: la empresa que factura. La entidad principal es la de tu empresa; si facturás en otro país, agregás otra.

Al abrir una entidad completás:

• Razón social y nombre de fantasía.
• CUIT (se valida el dígito verificador) y condición frente al IVA: Responsable Inscripto, Monotributista o Exento.
• Inicio de actividades, domicilio fiscal y número de Ingresos Brutos.
• Punto de venta. La facturación electrónica estará disponible próximamente: por ahora los comprobantes se emiten como facturación general, sin CAE.

Por qué importa

El país de la entidad legal determina qué impuestos se proponen por defecto, qué tipos de comprobante podés emitir y, cuando esté disponible, con qué organismo fiscal se conecta la facturación electrónica. La condición frente al IVA define si emitís facturas A y B o C.

Sucursales

En Empresa › Sucursales creás las sucursales (nombre, dirección, teléfono y email) y asignás los agentes. Un agente puede trabajar en una o más sucursales: en la tabla Agentes por sucursal tocá cada sucursal para agregarla o quitarla, y la estrella marca su sucursal principal. Los cambios se guardan al tocar.

La sucursal se usa en las reservas para saber dónde se vendió: al elegir la sucursal de una reserva, se ofrecen los agentes que trabajan en ella. Dar de baja una sucursal la quita de sus agentes (si era la principal, pasa a otra de las suyas); no borra reservas.

Facturación de cada sucursal

Cada sucursal puede facturar con su propia entidad legal y su propio punto de venta. Sirve para dos casos: una sucursal en otro país (por ejemplo, una agencia en Chile que factura con su RUT) o una sucursal del mismo país que usa otro CUIT u otro punto de venta. Al editar la sucursal elegís:

• País. Solo se ofrecen las entidades legales de ese país.
• Punto de venta (Argentina). No se puede repetir entre sucursales de la misma entidad.
• Entidad legal con la que factura. Si no elegís ninguna, factura con la entidad principal. Las entidades (otro CUIT, RUT o RFC) se crean en Datos fiscales y facturación.

Las reservas de la sucursal generan su factura con esa entidad y ese punto de venta, y el comprobante muestra la sucursal y el punto de venta.

Cantidad de sucursales del plan

La cantidad de sucursales depende del plan contratado. Arriba de la lista se ve cuántas usás y cuántas incluye el plan; al llegar al límite no se pueden crear más. Un administrador puede contratar sucursales adicionales en Módulos y suscripción (menú de la empresa), como los usuarios o las cuentas de email adicionales. Se cobra lo proporcional hasta el próximo corte (ver Suscripción).

Datos de ejemplo

Al registrarte desde el sitio podés elegir empezar con datos de ejemplo o vacío. Con datos de ejemplo, la empresa se carga en uno o dos minutos con una operación de turismo aventura completa: clientes y agencias, actividades con su central de costos, tarifarios, reservas, salidas, facturas, tesorería y reportes con información. Sirve para recorrer todo el sistema antes de cargar lo tuyo.

• Mientras se cargan, y después, una franja arriba avisa que estás viendo datos de ejemplo.
• El equipo de ejemplo queda inactivo: no ocupa usuarios del plan ni puede ingresar. Las cuentas de email y WhatsApp de ejemplo también quedan desactivadas; las de Instagram y Facebook de ejemplo nunca envían a Meta.
• Podés cargar tus datos junto a los de ejemplo. Cuando quieras, borrás los de ejemplo desde Empresa › Datos de la empresa › Datos de ejemplo.
• Al borrarlos se conserva todo lo que cargaste vos. Si usaste algo de ejemplo en tus propios datos (por ejemplo, una actividad de ejemplo en una reserva tuya), ese registro se conserva y el sistema te dice cuántos quedaron.
• Al terminar la prueba gratuita, el administrador ve un aviso que pregunta si borrar los datos de ejemplo o conservarlos.

Cuenta suspendida y borrado de datos

Si un pago queda vencido, la cuenta se suspende según la política de cobranza y nadie puede ingresar hasta regularizarlo; los datos quedan intactos y el acceso vuelve al confirmarse el pago. Si la cuenta sigue suspendida, a los 30 días se borran los datos de la empresa. El aviso de suspensión muestra la fecha exacta del borrado. Después de esa fecha los datos no se pueden recuperar.

Paramétricas

Las listas de valores que se ofrecen al cargar datos están en Paramétricas, en el menú de la empresa, y no en los datos de la empresa:

• Amenities de alojamientos: WiFi, desayuno, estacionamiento… Cada hotel marca los suyos en su ficha (ver Proveedores › Datos del alojamiento).
• Categorías de gastos: las que se eligen al cargar un gasto en Cuentas por pagar.
• Categorías de productos y unidades de medida: las de los artículos de Logística. Antes estaban en Sistema; ahora están acá, junto al resto de las listas.

Agregá los valores que uses y quitá los que no. Quitar un valor no lo borra de los registros que ya lo tienen. Restablecer lista sugerida vuelve a la lista inicial.

Suscripción, módulos y facturas

Desde el menú de la empresa › Módulos y suscripción un administrador ve su plan, contrata o quita módulos y adicionales (usuarios, cuentas de email, WhatsApp, sucursales) y consulta sus facturas.

El corte de tu plan

Tu plan se cobra siempre el mismo día, cada mes o cada año. Esa fecha es el corte: todo lo que sumes o quites se acomoda a ella y nunca la cambia.

Sumar un módulo o adicionales

• Se habilita en el momento.
• Hoy se cobra solo lo proporcional de los días que faltan hasta el corte. Por ejemplo, un módulo de USD 15 por mes contratado cuando faltan 20 de 30 días cuesta USD 10 ese día.
• Desde el corte entra en la cuota normal.
• Con el plan anual pasa lo mismo, por los días que faltan del año. Los módulos y adicionales del plan anual se cobran a su precio mensual por 12.

Antes de confirmar ves cuánto se cobra hoy, la cuota actual y la cuota desde el próximo cobro. Si tenés débito automático, lo proporcional se cobra en el momento con tu tarjeta. Si no, se emite una factura que pagás como las demás.

Quitar un módulo o adicionales

La baja se aplica en el corte. Hasta esa fecha lo seguís usando, porque ya está pago, y no hay reintegro. El módulo muestra Hasta el …. Si cambiás de idea antes del corte, tocá Mantener: no se cobra nada. Para bajar un límite por debajo de lo que usás, primero desactivá usuarios o cuentas.

Pasar a pago anual

El cambio de mensual a anual, o al revés, y el paso a un plan más económico arrancan en el próximo corte: terminás el período que ya pagaste y en esa fecha se cobra la nueva modalidad. Un plan superior con la misma frecuencia rige en el momento y se cobra lo proporcional. Estos cambios los hace el equipo de NOIA: escribinos.

Facturas

Abajo están tus facturas: las de la cuota y las de proporcional (marcadas como proporcional), con su estado y saldo. Si un cobro con tarjeta se rechaza, la factura queda pendiente y ves un aviso con la fecha límite para regularizarla.

Usuarios del equipo

Alta, edición y baja de las personas que usan DO Adventure en tu empresa.

Agregar un usuario

1. Abrí el menú de la empresa › Sistema › UsuariosSolo los administradores ven la sección Sistema.
2. Tocá Nuevo usuarioCompletá nombre completo y email. El email es el que va a usar para ingresar y no puede repetirse.
3. Escribí la contraseña inicialLa define el administrador. El sistema no envía un email de invitación: pasale la contraseña por un medio seguro y pedile que la cambie al entrar.
4. Elegí el rolEl rol del sistema y, si querés, un rol personalizado. Revisá Roles y permisos.
5. Permisos de comunicaciónSi puede enviar y recibir emails desde el sistema.
6. Crear usuarioYa puede ingresar.

• Rol, permisos, cuentas, clave, bloqueo y baja: el botón Acceso de cada usuario abre su Acceso y permisos. Es lo mismo que la pestaña del perfil.
• Límite del plan: si alcanzaste la cantidad de usuarios del plan, el sistema no deja crear ni reactivar; se amplía en Suscripción.
• Un administrador no puede asignar el rol de super administrador ni modificar a un super administrador.

Usuarios y personal de campo

Los guías y choferes se cargan en Equipo, no como usuarios del panel. Si además necesitan usar la app móvil, se les habilita con el interruptor de su ficha (ver Acceso a la app de campo): no hace falta crearles el usuario a mano.

Acceso y permisos

Cada persona con usuario (del equipo, o un guía o chofer con la app) tiene la pestaña Acceso y permisos en su perfil o en su ficha. Solo la ven los administradores. Tiene tres secciones:

Resetear la clave

Resetear la clave genera una clave temporal que se muestra una sola vez, con el botón para copiarla: pasásela por un medio seguro. La clave anterior deja de servir y se cierran sus sesiones abiertas en la web y en la app.

Bloquear

Bloquear corta el acceso enseguida, con un motivo opcional: no puede entrar a la web ni a la app, y las sesiones que tenía abiertas se cierran en menos de un minuto. Sigue ocupando su lugar en el plan y apareciendo en las listas, con la marca Bloqueado. Sirve, por ejemplo, ante un teléfono perdido o una sospecha. Desbloquear lo deja entrar de nuevo con su clave.

Dar de baja

Dar de baja es para quien deja la empresa: no puede entrar, libera su lugar en el plan y deja de aparecer en las listas (el directorio del equipo, los selectores de responsables y la lista de usuarios). No se borra nada: se conserva lo que cargó y el historial de quién hizo cada cambio. Para verlo, marcá Mostrar dados de baja en Sistema › Usuarios, o Dados de baja en el directorio del equipo. Desde su pestaña de acceso se lo puede Reactivar, si el plan tiene lugar.

Auditoría

En Sistema › Auditoría los administradores ven los últimos 200 registros de acciones sensibles: qué se hizo, quién, desde dónde (sistema web, app de campo o automático) y cuándo. Arriba se busca por acción, usuario o email y se filtra por rango de fechas con Desde, Hasta y Filtrar.

Perfil y directorio del equipo

El perfil es la tarjeta de presentación de cada persona dentro de la empresa: foto, puesto, a quién reporta, cómo contactarla, si está en línea y qué le interesa.

Ver el perfil de alguien

• Equipo, en el menú lateral, lista a todas las personas activas con su foto, puesto y estado. Se filtra por nombre, puesto, ciudad, departamento o estado.
• En cualquier pantalla, un clic en la foto de una persona (en el chat, en los responsables de una ficha, en las personas asignadas a una tarea) abre su perfil en un panel lateral.
• Tu propio perfil está en el menú de usuario, arriba a la derecha: Mi perfil.

Qué muestra

La pestaña Tareas muestra las tareas abiertas de la persona; cada una se abre en su panel. La pestaña Licencias tiene sus licencias y ausencias (la ven la persona, quien edita la organización y quien tiene permiso de RR.HH.). Los administradores ven además Acceso y permisos.

Preferencias

En tu propio perfil hay una pestaña más, Preferencias (también en el menú de usuario): cambiar la contraseña, tus firmas de email, el idioma y la región, y los permisos de comunicación que te dio un administrador (enviar y recibir emails, chat y WhatsApp).

Editar por panel

Cada bloque del perfil tiene editar a la derecha del título: se abren sus campos en el mismo lugar, con Guardar y Cancelar. Se edita un bloque a la vez. Las fichas de empresas, contactos, oportunidades y reservas funcionan igual.

Actualizarlo

Cada bloque tiene su editar. El propio empleado actualiza su foto, contacto, presentación, intereses y sus datos personales. El puesto, el departamento, el supervisor y la fecha de ingreso los cambia quien tiene permiso para editar perfiles (los administradores siempre). El año de nacimiento solo se muestra si la persona lo elige.

Las vacaciones y licencias se programan en la pestaña Licencias, con Programar una ausencia: durante esas fechas el perfil y el directorio la muestran como Ausente con el tipo y el motivo. Ver Licencias y ausencias.

Qué campos se muestran

Con Elegir campos, debajo de la información de contacto, cada persona decide qué datos mostrar y en qué orden, o vuelve al diseño estándar de la empresa.

Quien configura el perfil del equipo (Configurar perfil del equipo) define ese diseño estándar, puede impedir que cada uno lo cambie y crea campos propios: texto, fecha, lista de opciones, enlace, teléfono o número. Cada campo propio lo completa el empleado o solo un administrador (por ejemplo, el vencimiento de una certificación).

Cuentas de email

Conectá una o más casillas para enviar y recibir correo desde DO Adventure. Los mensajes quedan vinculados a contactos, oportunidades, tareas y reservas.

Dónde se configura

En Sistema › Cuentas Email. Esta sección es solo para administradores.

Agregar una cuenta

El asistente tiene tres pasos:

1. CredencialesIngresá la dirección de email y la contraseña. El sistema intenta detectar solo los servidores de entrada (IMAP) y salida (SMTP). Reconoce los proveedores más usados (Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, Zoho y proveedores argentinos como Fibertel, Arnet o Speedy) y, si tu dominio es propio, busca la configuración publicada por tu servidor.
2. ConfiguraciónRevisá los servidores detectados. Si no se detectaron, completalos a mano con los datos que te dio tu proveedor de hosting. Acá también elegís el nombre de la cuenta, el color con el que se identifica en la bandeja, si es la cuenta predeterminada y cada cuánto se sincroniza.
3. VerificarEl sistema se conecta de verdad a ambos servidores con tus credenciales. Si algo falla, te dice qué servidor y por qué, y podés volver al paso anterior a corregir.

Valores típicos

Editar una cuenta

Hacé clic en el lápiz de la cuenta. El campo de contraseña aparece vacío: si lo dejás así, se mantiene la contraseña guardada. Podés volver a verificar la conexión sin reingresarla.

Cuenta predeterminada

La cuenta marcada con la estrella es la que se usa para envíos automáticos (confirmaciones de reserva, pedidos a proveedores, avisos de pago). Solo puede haber una por empresa.

Sincronización

Con la sincronización automática activada, el sistema trae los mensajes nuevos cada 5, 10, 15, 30 o 60 minutos según lo que elijas. Se sincronizan bandeja de entrada, enviados, spam, papelera y archivo. Al lado de cada cuenta ves la fecha y hora de la última sincronización.

Las contraseñas se guardan cifradas y nunca se muestran en pantalla.

Facturación electrónica

Próximamente. Mientras tanto, DO Adventure factura en forma general.

Estado actual

La conexión con los organismos fiscales (ARCA en Argentina, y los de otros países) está desactivada. Los comprobantes se emiten con su número y los datos fiscales de la entidad legal, pero no se envían al organismo ni llevan código de autorización (CAE).

En Empresa › Datos fiscales y facturación cada entidad legal muestra el aviso Próximamente, y en Módulos y suscripción los módulos de facturación electrónica por país aparecen con la misma etiqueta y no se pueden activar.

Qué podés dejar listo

Cargá ya los datos fiscales de cada entidad legal: razón social, CUIT, condición frente al IVA, domicilio fiscal, Ingresos Brutos, inicio de actividades y punto de venta. Son los que van a usarse cuando la facturación electrónica esté disponible.

Impuestos y reglas de costo

Las reglas que se aplican automáticamente cada vez que el sistema calcula un precio de venta.

Dónde se configura

En Tarifarios, pestañas Central de costos (reglas de costo e impuestos por servicio) y Configuración (país, impuestos e ingresos brutos).

IVA por tipo de servicio

Cada tipo de servicio tiene su alícuota. Los valores iniciales para Argentina son:

Al cambiar el país en la pestaña de configuración, se cargan los impuestos y alícuotas propios de ese país.

Reglas de costo

Son los porcentajes que se aplican por defecto a todas las tarifas nuevas:

• Margen. Se aplica sobre el costo directo.
• Costo financiero. Lo que te cuesta cobrar en cuotas o financiar.
• Procesamiento. Comisiones de pasarelas de pago y medios de cobro.
• Gastos de administración. Tu estructura fija distribuida por venta.
• Comisión de vendedor. Lo que pagás al vendedor o al canal.

Estos cuatro últimos se calculan sobre el precio neto, no sobre el costo. La razón está en Cómo se calcula el precio.

Equipo y vehículos

El personal de campo y la flota que asignás a cada salida.

Personal de campo

Cada integrante del equipo tiene un rol operativo:

En Operaciones › Guías & Staff el equipo de campo se ve como el directorio del equipo: una tarjeta por persona con su foto (o iniciales), el estado de hoy (libre, con salidas o en salida ahora), el rol, si tiene la app y si tiene certificaciones por vencer. Los botones de la tarjeta escriben, llaman o abren WhatsApp desde las cuentas de la empresa. Arriba se busca por nombre, email, teléfono o idioma y se filtra por rol, estado (activos, libres hoy, inactivos) y acceso a la app. El botón de la derecha cambia a vista de lista; las dos se paginan de a 24.

La ficha

Un clic en la tarjeta abre la ficha en el panel lateral, con el mismo formato que el perfil de un usuario. Cada bloque se edita en su lugar con editar: información de contacto, perfil profesional (rol, años de experiencia, idiomas y actividades que puede conducir), el calendario de disponibilidad, sus licencias y notas. El lápiz junto al nombre lo cambia y la cámara cambia la foto. El interruptor Activo la saca de las listas para asignar sin borrarla.

La pestaña Certificaciones carga las habilitaciones (primeros auxilios, licencias de conducir) con su vencimiento y cuántos días antes avisar; las vencidas o por vencer se marcan en la tarjeta y en el aviso de arriba de la lista. La pestaña Salidas muestra las salidas programadas, confirmadas o en curso donde está asignada. Si la persona tiene usuario (por ejemplo, con la app de campo activada), los administradores ven también Acceso y permisos: rol, permisos, cuentas, clave, bloqueo y baja.

Calendario de disponibilidad

Por defecto, todos están libres. Los guías y choferes son empleados de la empresa: cuando no pueden trabajar (vacaciones, un examen, un trámite) se les programa una licencia o ausencia. El calendario de la ficha muestra el mes con sus licencias (rojo todo el día, ámbar una franja) y las salidas que ya tiene. Tocar un día libre abre Programar una ausencia con ese día; tocar uno con licencia la abre para editarla o anularla.

Disponibilidad del equipo, arriba de la lista de Guías & Staff, muestra a todo el equipo en una grilla persona por día, con las salidas que ya tiene cada uno. Se filtra por guías o choferes, y tocando una celda se programa o se edita la licencia de ese día.

Al asignar: quien tiene una licencia ese día (o en una franja que se superpone con el horario de la salida) aparece en rojo con el motivo y no se puede sumar a la salida ni al traslado. Si ya estaba asignado antes de programarse la licencia, se ve en rojo y se puede quitar. Ver Disponibilidad de guías, choferes y vehículos.

Licencias y ausencias

Las licencias son las mismas para todo el personal: el equipo de la oficina (en la pestaña Licencias de su perfil) y los guías y choferes (en su ficha y desde la app de campo). Si un guía tiene además un usuario del sistema, ve las mismas licencias en los dos lugares.

• Tipo: vacaciones, enfermedad, estudio o examen, capacitación, trámite o motivo personal, u otra.
• Período: desde y hasta (hasta un año), todo el día o parte del día con una franja horaria, por ejemplo de 14:00 a 20:00. Una franja solo choca con las salidas que se superponen con ese horario.
• Motivo: opcional, para la oficina.

Historial: las licencias no se borran. Cada una figura como Programada, En curso, Cumplida o Anulada, con quién la cargó (o el ícono del teléfono si la cargó la persona desde la app). Anular pide un motivo y la deja en el historial tachada; la persona vuelve a estar disponible esos días. No se pueden superponer dos licencias vigentes de la misma persona.

La programan la propia persona, quien edita el staff o la organización y quien tiene el permiso de RR.HH. Todo queda en la auditoría.

Acceso a la app de campo

El bloque App de campo de la ficha tiene un interruptor. No se elige otro usuario: la app usa el email de la ficha.

• Al activarlo, si ya hay un usuario del sistema con ese email, se vincula y entra a la app con su clave de siempre. Si no, se crea un usuario con rol Usuario y una clave temporal, que se muestra una sola vez: copiala o enviala por email desde la cuenta de la empresa. El usuario nuevo ocupa un lugar del plan.
• Resetear clave genera una clave temporal nueva. La anterior deja de servir y se cierra la sesión de la app en su teléfono. Si la ficha usa un usuario del sistema, la clave nueva también vale para la web.
• Al desactivarlo, deja de entrar a la app. Si el usuario se había creado para la app, también se desactiva y libera el lugar del plan; si era un usuario del sistema, sigue entrando a la web.

Lo manejan los gerentes y administradores, y cada cambio queda en la auditoría. Para cambiar el email de alguien con acceso, desactivá el acceso, cambiá el email y volvé a activarlo.

Vehículos y equipamiento

Los vehículos se cargan en Flota y el equipamiento en Logística. Cómo se asignan a cada salida y qué controla el sistema está en Asignación de recursos.

Historial de cada vehículo

En la ficha del vehículo cargás seguros, siniestros, kilometraje, reparaciones, combustible y neumáticos. Cada registro se puede editar o eliminar. La pestaña Historial junta todo en una sola lista con buscador, filtros por tipo y por fechas, totales de gasto por moneda y exportación a CSV. Para ver la flota completa, en Logística › Vehículos elegí Historial de la flota; al tocar una fila se abre el vehículo.

Actividades

Tu catálogo de servicios: cada actividad describe qué se hace, cómo se opera y qué recursos necesita.

Crear una actividad

Desde Operaciones › Actividades. Completá:

• Nombre y tipo. El tipo (trekking, kayak, navegación, traslado, etc.) define la imagen de la tarjeta y las alícuotas de impuesto que se proponen.
• Duración, dificultad y punto de encuentro. Se copian a cada salida que crees desde esta actividad.
• Cupo mínimo y máximo. El mínimo sirve para decidir si una salida se confirma; el máximo limita las reservas.
• Recursos necesarios. Cuántos guías por cantidad de pasajeros, qué vehículos y qué equipamiento.

Imagen o ícono

En la ficha de la actividad, Imagen / ícono te deja subir una imagen propia (PNG, JPG o WebP, se recorta en cuadrado). Si no subís ninguna, la tarjeta usa la imagen del tipo de actividad.

Vistas

Podés ver el catálogo como tarjetas (con imagen, estadísticas y acciones rápidas de ver, editar y eliminar) o como lista, más útil para revisar muchas actividades a la vez.

Siguiente paso

Una actividad sin costos no se puede tarifar. Después de crearla, cargá su central de costos. Si medís el impacto ambiental, la pestaña Huella de carbono calcula las emisiones de cada salida y su compensación.

Central de costos de una actividad

Lo que te cuesta realmente operar cada actividad. Es la base de todos los precios y de la rentabilidad que ves en los reportes.

Está en la ficha de la actividad, pestaña Central de costos (Operaciones › Actividades › Editar), y también se abre desde Central de costos › Actividades. La ven quienes tienen el permiso Ver Central de Costos y la editan quienes tienen Editar Central de Costos.

Qué va y qué no va

Cada costo: un componente o un precio manual

Cada ítem de la pestaña Costos tiene un concepto, una categoría y su precio, que sale de uno de dos lugares:

• Un componente de la Central de costos (gasoil, la vianda, el seguro, la jornada del guía). El precio no se escribe: es el vigente del componente y se actualiza solo cuando cambia. Debajo del ítem se lee Toma el precio de la Central de costos.
• Un precio manual, con su IVA de compra y si el precio ya lo incluye. No cambia hasta que lo edites.

Usá componentes para todo lo que se repite en varias actividades: un aumento se carga una vez y llega a todas.

Base de cálculo

Si el componente se paga por jornada, por pasajero por día o por hora, el importe se multiplica además por la duración de la actividad (días u horas, en Configuración). Si se paga por km, por los kilómetros. El IVA de compra se descuenta siempre: el costo que se usa en los cálculos es neto.

Combustible

En Configuración › Combustible cargás los kilómetros por salida, el tipo de combustible y el consumo cada 100 km. Con Tomar del vehículo se copian el combustible y el consumo de un vehículo de la flota. El precio del litro sale del componente de ese combustible en la Central de costos; si todavía no hay uno, se usa un precio manual. El costo es km × consumo ÷ 100 × precio del litro (neto de IVA).

Lo que muestra arriba

• Costo por pax con el cupo óptimo y costo de la salida (con los guías que hacen falta).
• Combustible de cada salida.
• Rentabilidad de la tarifa regular: con su precio de venta actual y el costo de hoy, contra el margen mínimo de la actividad (se define en Configuración). Si queda por debajo, se marca en rojo y avisa a quienes aprueban los ajustes de precios.

La pestaña Simulador por pasajeros muestra el costo de la salida y por pasajero con 1, 2, 3… pasajeros: sirve para cotizar una salida privada.

Cuando cambia un costo

Al guardar la central (Guardar y recalcular), o cuando cambia el precio de un componente que usa, el costo se recalcula solo. El precio de venta no: cada tarifa propia de la actividad recibe una propuesta de ajuste que se aprueba en Central de costos › Ajustes de precios.

Central de costos: componentes, índices y ajustes de precios

El precio de cada costo en un solo lugar. Cuando cambia, se recalculan las actividades que lo usan y los precios de venta nuevos esperan tu aprobación.

Está en Operaciones › Central de costos, con cuatro pestañas: Ajustes de precios, Actividades, Componentes e Índices. Las pestañas muestran con un número lo que pide atención.

Componentes

Un componente es un costo que se repite en varias actividades, con su precio en un solo lugar: el gasoil, la vianda de marcha, el seguro de accidentes personales, la jornada de un guía bilingüe. Cada uno tiene un rubro, se paga por una unidad (litro, pasajero, pasajero por día, jornada, hora, salida, km o mes), una moneda, su IVA de compra y una fuente de precio:

La tabla muestra el precio vigente, desde cuándo rige, la variación contra el precio anterior, cuándo vence (en naranja si faltan 15 días o menos) y cuántas actividades lo usan. Cargar precio abre el historial con un gráfico de la evolución. Un precio con fecha futura empieza a regir ese día.

• Combustible por tipo. Un componente por combustible (nafta súper, nafta premium, diésel, GNC, eléctrico), con el precio del litro. Cada actividad usa el de su combustible.
• Personal por rol. Los honorarios se cargan como componentes del rubro Personal con su rol (guía, asistente, coordinador, chofer) y se pagan por jornada, por salida o por hora: podés tener «Guía por jornada» y «Guía por hora» con precios distintos.
• Sin uso se borra; en uso se desactiva. Los ítems que lo usaban siguen con su último precio, como precio manual.

Agrupar ítems repetidos

Si las centrales ya tienen conceptos cargados a mano en varias actividades (el mismo seguro en seis actividades, por ejemplo), Agrupar ítems repetidos los lista con las actividades donde aparecen y el rango de precios. Elegís cuáles convertir, corregís el nombre, el rubro, la unidad y el precio, y con Crear se crean los componentes y se vinculan esos ítems. Si los precios eran distintos, todas las actividades toman el que elijas.

Índices

IPC, índice de combustibles, dólar u otro que necesites. Los carga Administración (permiso Cargar índices mensuales): eligen el mes, escriben el valor y Cargar valor. Se ve la variación mensual y la de los últimos 12 meses. Al cargar un valor se recalculan las actividades que usan componentes ajustados por ese índice. Si falta el valor del mes anterior, la pestaña lo avisa.

Ajustes de precios

El costo de cada actividad se recalcula solo cuando cambia el precio de un componente, un índice, una compra o su central. El precio de venta no cambia solo: cada tarifa propia de la actividad recibe una propuesta con el costo nuevo, el precio propuesto (con la fórmula del tarifario y su proyección) y la rentabilidad en tres momentos: hoy, si no cambia el precio y con el precio nuevo. Una rentabilidad por debajo del margen mínimo de la actividad se marca en rojo.

• Aprobar. Elegís las propuestas (una por una o toda una actividad), la fecha en Rige desde y Aprobar. Con fecha de hoy la tarifa cambia en el momento; con una fecha futura, ese día. Las reservas ya hechas no cambian.
• Descartar. La tarifa queda como está. No se vuelve a proponer el mismo costo; si el costo cambia otra vez, aparece una propuesta nueva.
• Precio manual. Una tarifa con el precio fijado a mano conserva su precio: al aprobar solo cambian su costo y su rentabilidad.
• Cambios chicos. Un cambio de costo menor a 0,5 % no genera una propuesta.

Revisar costos ahora recalcula todas las actividades con los precios de hoy. Además se revisan solas una vez por día: así entran los precios con fecha que empiezan a regir, las temporadas nuevas de los proveedores y los índices del mes. Historial muestra lo aprobado y descartado, por quién y cuándo.

Actividades y margen mínimo

La pestaña Actividades lista cada actividad con su costo por pasajero, el costo de la salida, la rentabilidad de su tarifa regular y su margen mínimo, que se edita ahí mismo con el lápiz. Cada actividad tiene el suyo: una actividad de alta demanda puede pedir 25 % y un traslado, 10 %. Las que quedan por debajo aparecen primero, en rojo. Cuando una actividad cae por debajo de su mínimo, avisa una vez (notificación y email) a quienes aprueban ajustes, y vuelve a avisar solo si se recupera y cae otra vez. El tablero de Gerencia también lo muestra en Costos y márgenes.

Compras

Cuando una compra se recibe, el precio de cada producto queda como su último precio y los componentes con fuente Último precio de compra de ese producto toman el precio nuevo. Las actividades que los usan se recalculan.

Permisos

Huella de carbono

Cuánto CO2 emite cada salida de una actividad, cuánto emitieron las salidas del último año y cuánto cuesta compensarlo.

Dónde está

En la ficha de la actividad, pestaña Huella de carbono (Operaciones › Actividades › Editar). La actividad tiene que estar guardada. La ven quienes ven actividades y la editan quienes pueden editarlas.

Fuentes de emisión

Cargá lo que consume cada salida. Cada fuente se cuenta por salida (el vehículo va igual con 2 o con 8 pasajeros) o por pasajero (viandas, residuos):

Los factores de combustión de referencia son los de la EPA (kg de CO2 por unidad): nafta 2,35 por litro, gasoil 2,69 por litro, GLP 1,51 por litro y GNC 1,95 por m³. Podés reemplazarlos por los de tu proveedor o tu inventario. La electricidad no trae factor: depende del país y del año, cargá el de tu red. Una fuente con datos incompletos se avisa y no se suma.

Qué muestra

• Por salida: lo de cada salida con los pasajeros de referencia (por defecto, el cupo óptimo de la central de costos).
• Por pasajero: lo anterior dividido por esos pasajeros.
• Últimos 12 meses: lo emitido por las salidas realizadas, con los pasajeros que fueron en cada una.
• Compensar por pasajero: el costo de compensar, con el precio por tonelada de CO2e y el porcentaje que elijas.

Compensación

Cargá el proyecto (por ejemplo, reforestación), el proveedor o la certificadora, el precio por tonelada de CO2e y qué porcentaje de la huella compensás. El sistema calcula el costo por pasajero y por salida. Para trasladarlo al precio de venta, sumalo como costo variable por pasajero en la central de costos.

Tarifarios

Un tarifario es una lista de precios de venta para un canal y un período. Podés tener uno para venta directa, otro para agencias y otro para mayoristas, cada uno con sus márgenes y su moneda.

De los costos al cliente: el recorrido completo

1. CostosCargá el costo de cada actividad en la central de costos y las tarifas de los proveedores en Tarifarios de proveedores.
2. Tarifario generalCreá uno por canal (Nueva lista): público, agencias, DMC. Con Sync actividades trae todas tus actividades con el precio calculado.
3. Ajustar preciosRevisá la tabla de tarifas, editá márgenes, fijá precios manuales y generá las tarifas privadas por cantidad de pasajeros.
4. Reglas del tarifarioPrecio de menores, infantes y seniors, y liberados para grupos.
5. Aprobar y publicarPasá el tarifario por los estados hasta Publicado: recién ahí lo usan las reservas.
6. Acuerdos con clientesSi una agencia tiene precios propios, creá su tarifario de cliente.
7. Enviar al clienteGenerá el tarifario para clientes en PDF (neto, comisionable o mixto) y mandale el enlace de descarga.

Tipos de tarifario

Al crearlo elegís el tipo, que indica a quién está dirigido: B2C venta al público, B2B agencias, DMC receptivos y mayoristas, entre otros. También definís la moneda, la vigencia y si es el tarifario predeterminado para nuevas reservas.

Estados y aprobación

Un tarifario avanza por estados. Hacé clic en la etiqueta de estado para ver las transiciones disponibles según tu rol; cada cambio pide un motivo y queda registrado.

Buscar y filtrar

Arriba de la lista tenés un buscador (por nombre, cliente o moneda), el tipo de lista y los estados. Por defecto se muestran todos los estados menos los vencidos (tarifarios cuya vigencia ya terminó): activá Vencidos para verlos. La lista se pagina de a 12.

Ítems del tarifario

Al abrir un tarifario ves la tabla de ítems con estas columnas (con más de 10 ítems, la tabla se pagina):

Cada fila tiene su estado (se cambia desde la etiqueta) y, a la derecha, editar, activar o desactivar y eliminar. Una tarifa desactivada no se ofrece en reservas ni sale en el tarifario para clientes. El candado y la etiqueta Manual indican un precio manual.

Editar una tarifa

Al editar un ítem se abre su panel: a la izquierda los datos del servicio (nombre, moneda, modalidad, pasajeros mínimo y máximo) y la central de costos del ítem (costo neto, margen, costos estructurales e IVA); a la derecha la calculadora, que muestra paso a paso cómo se llega al precio final y la rentabilidad, y se recalcula mientras escribís. Abajo, las reglas propias de pasajeros y liberados de esa tarifa. Los servicios de terceros cargan además sus temporadas (nombre, desde, hasta, costo y precio): son las que después salen en el tarifario para clientes con su validez.

Precio manual

Si necesitás un precio redondo o comercial distinto del calculado, un administrador puede fijarlo a mano. El ítem queda marcado como manual y la rentabilidad se recalcula con ese precio, así ves enseguida si conviene.

Generales y de clientes

La pantalla de tarifarios separa los generales (uno por canal: público, agencias, DMC…) de los tarifarios de clientes, que son precios acordados con una empresa en particular. Cada tarjeta muestra arriba el tipo de lista; en la franja del medio, la cantidad de tarifas, cuántos clientes heredan de ella (o, en los de clientes, cuántas tarifas heredan del general) y la moneda; debajo, la vigencia y, en los de clientes, el cliente y de qué tarifario general heredan con qué ajuste. En el pie está el estado (borrador, publicado, vencida…) y las acciones: Marcar como default (estrella), Nueva versión, Editar y Eliminar. Un clic en la tarjeta o en Ver tarifas abre sus tarifas. Cada sección se pagina de a 12.

Precio por tipo de pasajero

El precio de cada tarifa es el de un adulto. Para menores, infantes, seniors y personas con discapacidad definís cuánto pagan:

Las reglas se cargan en dos lugares:

• En el tarifario (al crearlo o editarlo, sección Precio por tipo de pasajero): valen para todas sus tarifas por pasajero. Para menores, infantes y seniors podés anotar el rango de edad que usás.
• En una tarifa (al editarla, tildá Esta tarifa tiene reglas propias): reemplazan a las del tarifario solo para ese servicio. Por ejemplo, una navegación donde los infantes no pagan pero el kayak sí cobra a todos.

Las reglas solo cambian el precio de las tarifas por pasajero. Las tarifas por servicio o por noche cobran lo mismo sin importar quién viaje. Un tarifario de cliente sin reglas propias usa las de su tarifario base.

Al agregar un servicio a una reserva indicás cuántos pasajeros de cada tipo van; el total se calcula con estas reglas (ver Reservas).

Condiciones para grupos (liberados)

Muchos servicios liberan lugares a los grupos: cada 10 pasajeros se libera 1 en una excursión, o cada 10 habitaciones se libera 1 en un hotel. Un liberado no paga: se descuenta el precio de un adulto (o de una habitación por las noches de la estadía).

Cada condición tiene:

Igual que el precio por tipo de pasajero, las condiciones se cargan en el tarifario (valen para todas sus tarifas) y una tarifa puede tener las suyas: por ejemplo, el hotel que libera habitaciones aunque el tarifario libere pasajeros. Solo cuentan los pasajeros que pagan: un infante que no paga no suma para el liberado.

En la reserva, al agregar el servicio, el total ya descuenta los liberados y se muestra el detalle (ver Reservas).

Tarifarios de clientes

Cuando acordás precios con un cliente (una agencia, un DMC), creá un tarifario para él: Nueva lista › Para un cliente. Hay dos formas:

• Hereda de un tarifario general (recomendado). Elegís el base, por ejemplo Agencias, y opcionalmente un ajuste: −5 significa 5 % menos que el base en todas las tarifas. El cliente solo guarda las tarifas que cambian; todo lo demás sigue al base, así los cambios del general le llegan solos. Tipo y moneda son los del base.
• Completo. Sin base: cargás todas las tarifas del cliente.

Al abrirlo, las tarifas heredadas se ven con la marca Del base y el ajuste aplicado debajo del precio. Con Personalizar la copiás al cliente y la editás como cualquier otra; queda marcada Personalizada. Para volver al precio del base, usá el botón de deshacer de esa fila.

Cuando el tarifario del cliente está publicado y vigente, las reservas de ese cliente lo toman solas al elegir la empresa. Si no, usan el general de agencias y la reserva te avisa. En la ficha de la empresa (pestaña Financiero) ves sus tarifarios.

Tarifario para clientes (PDF)

Es el documento que le mandás a agencias, operadores y clientes con tus tarifas: un PDF con tu logo, las tarifas con su temporada y validez, los servicios privados por cantidad de pasajeros y las condiciones. No se guarda un archivo: el PDF se arma cada vez que alguien lo abre, con los precios de ese momento.

Paso a paso

1. Abrí el tarifarioEn Tarifarios, tocá la tarjeta y Ver tarifas. Puede ser un general (Agencias) o uno de cliente (Acuerdo Brújula Austral).
2. Tocá «Tarifario para clientes»En la barra, arriba de la tabla.
3. Elegí la versiónComisionable, neta o mixta (ver la tabla de abajo).
4. Revisá la comisiónSe propone la del tarifario (Agencias tiene 10 %). Cambiala si el cliente tiene otra.
5. Completá los datosTítulo del PDF, cliente (sale como «Para …» debajo del título), fecha hasta la que vale el enlace, si incluís la tabla de servicios privados y notas para el cliente, que salen al final de las condiciones.
6. Revisá con «Ver PDF»Se abre en otra pestaña tal como lo va a ver el cliente. Podés cambiar opciones y volver a verlo las veces que quieras.
7. Creá el enlace y envialoCon Crear enlace de descarga queda en la lista de abajo. El sobre abre un email ya armado desde la cuenta de la empresa, dirigido al cliente elegido; el botón de copiar sirve para mandarlo por WhatsApp u otro medio.

Las tres versiones

El mismo servicio en las tres versiones, con 10 % de comisión: el Trekking Laguna Esmeralda sale USD 57,21 comisionable 10 % o USD 51,49 neto (57,21 menos 5,72 de comisión). Los importes se calculan al centavo.

Qué tiene el PDF

• Cabecera con el logo de la empresa, la razón social, el CUIT y los datos de contacto. Debajo, el título, el cliente, la versión, la moneda y la vigencia del tarifario.
• Servicios agrupados por categoría (excursiones y actividades, alojamiento, traslados y servicios), con la unidad (por persona, por servicio, por habitación por noche), la temporada y su validez. Una tarifa con temporadas sale una vez por temporada; sin temporadas, como «Toda la vigencia» con las fechas del tarifario.
• Servicios privados, en una tabla aparte: una fila por servicio y una columna por cantidad de pasajeros (1 pax, 2 pax, 3-4 pax, 5-6 pax), con el precio por persona. Salen de las tarifas generadas con el generador de tarifas privadas.
• Condiciones: impuestos incluidos y sujeto a disponibilidad, el precio de menores, infantes y seniors, los liberados de grupo, la comisión y tus notas.
• Pie en cada página con la empresa, el tarifario, la fecha de generación y el número de página.

Solo entran las tarifas activas en estado aprobado o publicado. Las que están en borrador, pausadas o desactivadas no salen. En un tarifario de cliente que hereda, las tarifas del base salen con el ajuste del cliente aplicado.

Los enlaces de descarga

• Cada enlace guarda su configuración (versión, comisión, cliente, notas). Para otra versión o comisión, creá otro enlace: podés tener varios del mismo tarifario.
• Como el PDF se genera al abrirlo, si cambiás un precio el cliente ve el nuevo la próxima vez que lo descargue. No hace falta reenviarlo.
• Solo se crean enlaces de tarifarios aprobados o publicados. Si el tarifario vuelve a borrador, se pausa o se cancela, el enlace muestra «Tarifario no disponible».
• El enlace vence en la fecha indicada (por defecto, el fin de la vigencia del tarifario). Vencido, desactivado o eliminado, el cliente ve un aviso para pedir uno actualizado.
• En la lista ves cuántas veces se descargó cada enlace. Desactivar lo corta y se puede volver a activar; eliminar es definitivo.

Actualizar precios: una por una o nueva versión

Hay dos formas de actualizar precios:

• Una por una, desde Ver tarifas, editando cada tarifa.
• Nueva versión, para la temporada siguiente o un aumento general. En la tarjeta del tarifario, el botón de copiar crea una copia de todas las tarifas (con temporadas e impuestos) y les suma el mismo porcentaje.

1. Nombre y aumentoEl nombre se propone solo (2026/27 pasa a 2027/28). El aumento puede ser 0 para copiar sin cambios, o negativo para bajar precios.
2. VigenciaIndicá desde cuándo rige. Si tildás la opción, la versión anterior vence el día previo, así no hay superposición.
3. ClientesSi es un tarifario general con clientes que heredan de él, podés pasarlos a la nueva versión. Ojo: toman los precios nuevos en el momento, aunque la versión empiece más adelante. Sus tarifas personalizadas se mantienen.
4. Revisar y publicarLa copia queda en Borrador: ajustá lo que haga falta una por una y publicala.

Las tarifas copiadas quedan con precio manual y la rentabilidad recalculada. En un tarifario de cliente que hereda, el aumento se aplica solo a sus tarifas propias; las heredadas siguen al base.

Cotizaciones de moneda

En Tarifarios › Configuración › Cotizaciones (o desde el menú de la empresa) cargás cuánto vale cada moneda extranjera en la moneda de la empresa, por ejemplo 1 USD = 1.400 ARS, y desde qué fecha rige. Se usa la última vigente para:

• convertir los costos de las actividades (que se cargan en la moneda de la empresa) a los tarifarios en otra moneda;
• consolidar importes en los reportes.

Podés cargar una cotización a futuro: queda programada hasta esa fecha. El historial queda guardado y solo un gerente o administrador puede cargar o borrar cotizaciones.

Inflación proyectada y dólar futuro

Los costos se cargan con valores de hoy, pero un tarifario se vende durante toda su vigencia. Para que el precio no quede atrasado, el cálculo puede proyectar el costo:

• Inflación anual proyectada: lleva los costos en la moneda de la empresa a la mitad de la vigencia del tarifario, que es en promedio cuándo se presta el servicio. Sin fecha de fin se toma un año.
• Dólar futuro: en un tarifario en USD de una empresa que trabaja en pesos, los costos en pesos se pasan a dólares con la cotización futura en lugar de la de hoy.

Dónde se cargan:

• Los valores de la empresa, en Tarifarios › Configuración › Cotizaciones, junto a las cotizaciones de hoy: inflación anual, dólar futuro (1 USD = N de la moneda de la empresa) y el vencimiento del futuro que tomaste de referencia.
• Cada tarifario puede tener los suyos con el botón Proyección de su barra (por ejemplo, una promo de invierno con otro horizonte). Vacíos, usa los de la empresa. El botón muestra el ajuste vigente sobre el costo.

A qué se aplica: a los servicios propios (sus costos salen de la central de costos, en moneda local) y a las tarifas de terceros cargadas en la moneda de la empresa. Una tarifa de un proveedor que cobra en dólares no se ajusta. El precio manual tampoco: se respeta tal cual.

El ajuste entra en el cálculo al crear o editar una tarifa, al sincronizar actividades y en el generador de tarifas privadas. Para recalcular todo el tarifario después de cambiar los valores, usá Guardar y recalcular precios. Ver la fórmula en Cómo se calcula el precio.

Cambios automáticos

• Si pausás o cancelás un tarifario, todas sus tarifas pasan al mismo estado.
• Si desactivás un proveedor, sus tarifas se cancelan automáticamente.
• Si a una tarifa cancelada le asignás un proveedor nuevo, vuelve a borrador para que la revises.

Cómo se calcula el precio

La fórmula que usa el sistema, con un ejemplo. Entenderla te ayuda a ajustar márgenes sin sorpresas.

Los cuatro pasos

1. Precio base   = costo × (1 + margen %)
2. Precio neto   = precio base ÷ (1 − gastos estructurales %)
3. Precio final  = precio neto × (1 + IVA %)
4. Rentabilidad  = (precio neto − costo total) ÷ precio neto

   gastos estructurales = financiero + procesamiento + administración + comisión vendedor
   costo total          = costo + precio neto × gastos estructurales %

Si el tarifario tiene inflación proyectada o dólar futuro, antes del paso 1 el costo se multiplica por ese ajuste: costo proyectado = costo × (1 + inflación)^(meses ÷ 12) × (cotización de hoy ÷ dólar futuro). El segundo factor solo se aplica a tarifarios en USD.

Ejemplo

Una excursión con costo de 100.000, margen 40 %, gastos estructurales de 12 % en total e IVA del 10,5 %:

Por qué la rentabilidad es menor que el margen

El margen se aplica sobre el costo; la rentabilidad se mide sobre el precio neto y descuenta los gastos estructurales. Un margen del 40 % puede terminar en una rentabilidad del 25 %. Si la rentabilidad de un ítem queda por debajo del mínimo que definiste, la columna se muestra en alerta.

Generador de tarifas privadas

Para servicios privados, el precio por persona depende del tamaño del grupo: los costos fijos se reparten entre menos o más pasajeros. El generador crea todas las tarifas de una vez.

Antes de usarlo

La actividad tiene que tener su central de costos cargada, con los costos fijos separados de los costos por pasajero.

Modos de generación

La tarifa para 1 pasajero siempre se genera por separado, porque es la que absorbe todo el costo fijo.

Cómo usarlo

1. Abrí el tarifarioEn Ver tarifas, tocá Agregar propio.
2. Elegí la actividadDe la lista de actividades con central de costos.
3. Elegí pasajeros y modoMínimo y máximo de pasajeros y el modo (individual, rangos, pares o impares).
4. Revisá la vista previaPor cada tamaño de grupo ves el costo total de la salida, el costo neto por pasajero, el precio de venta por persona y la diferencia contra el cupo óptimo (la estrella).
5. GeneráLas tarifas se crean como «Actividad — Privado N pax» dentro del tarifario. Aprobalas para que salgan en reservas y en el tarifario para clientes, donde se agrupan en la tabla de servicios privados.

Proveedores

Las empresas que te prestan servicios: transporte, alojamiento, restaurantes, guías externos, seguros.

Alta de un proveedor

En Tarifarios › Tarifarios de Proveedores, con el mismo formato de tarjetas que los tarifarios propios: tipo de proveedor, si está vinculado al CRM, cantidad de tarifas activas, calificación, destino, contacto, email y teléfono. Se paginan de a 12 y tienen buscador; un clic abre la ficha del proveedor con sus tarifas. Cada proveedor

se vincula con su ficha del CRM (una empresa de tipo proveedor), así los datos de contacto y los emails quedan en un solo lugar.

Tarifas de proveedores

Dentro del proveedor cargás sus tarifas: lo que te cobra por cada servicio, con moneda, vigencia, unidad de precio (por servicio, por pasajero o por noche) y condiciones. Esas tarifas son el costo que después usás en tus tarifarios de venta.

Las tarifas tienen buscador y filtro por estado (Activas, Inactivas, Vencidas). Las vencidas, las que ya terminaron todas sus temporadas, se ocultan por defecto: activá Vencidas para verlas. Con más de 10 tarifas, la lista se pagina.

Datos del alojamiento

Si el proveedor es de tipo alojamiento, su ficha muestra la tarjeta Alojamiento: horario de check-in y check-out, categoría, políticas de menores y de cancelación, y los amenities. Los amenities se eligen tocando cada uno de la lista que se parametriza en Paramétricas › Amenities; los marcados quedan resaltados. Guardá con Guardar alojamiento.

Desactivar un proveedor

Al desactivarlo, todas sus tarifas se cancelan y dejan de ofrecerse. Si después le asignás esos servicios a otro proveedor, las tarifas vuelven a borrador para revisión.

Contenidos

El lugar único para los textos, las fotos y las fichas comerciales de tus experiencias y destinos. Se escriben una vez, pasan por revisión y, cuando se publican, tu sitio web y tus integraciones los leen por la API.

El circuito

Contenidos ordena el lado comercial del producto: escribís la ficha de cada experiencia y destino, la revisa alguien con permiso y, al publicarla, la leen tu sitio web (con el catálogo embebible o la API) y las integraciones. Las consultas que llegan desde el sitio entran al CRM; desde ahí armás itinerarios y propuestas, y la propuesta aceptada se convierte en reserva. La analítica mide todo el recorrido.

Resumen

La primera pestaña es el punto de partida del día: contenidos activos, lo que espera revisión, lo incompleto, lo publicado y las traducciones pendientes; los canales activos, las consultas web de los últimos 30 días y las publicaciones en integraciones; las propuestas creadas, enviadas y aceptadas, con las propuestas para seguir (aceptadas sin convertir, abiertas o con pedido de cambios). Debajo, la tabla por tipo y estado, las experiencias publicadas sin tarifa vigente o sin actividad vinculada, el espacio de multimedia y el uso de la API. Un clic en cualquier fila abre el contenido.

Tipos de contenido

Experiencias, destinos y multimedia

Cómo se crea una ficha comercial, qué lleva cada sección, cómo se revisa y publica, y cómo se manejan las fotos.

Crear una experiencia

Nuevo contenido pide el tipo y un título, o, para experiencias, Desde una actividad: trae nombre, descripción, duración, dificultad, capacidad, edad mínima y equipamiento de la actividad de Operaciones y la deja vinculada. En Experiencias también aparecen las actividades que todavía no tienen ficha comercial, para crearla con un clic.

Destinos

La pestaña Destinos muestra cada lugar con su portada, estado y completitud, y cuántas experiencias tiene. Una experiencia se asocia a su destino desde la clasificación del editor.

Editar

El editor se abre al costado, con una pestaña por sección. A la derecha, el estado y la completitud: lo marcado en rojo es obligatorio para aprobar y publicar; lo gris es recomendable. Cada Guardar crea una versión nueva.

• Títulos: el interno lo ve solo el equipo; el comercial, los clientes. El slug es la parte final de la URL.
• Descripción completa: con títulos, negrita, listas y enlaces. Al guardar se quitan scripts, estilos y cualquier código pegado.
• Listas (qué incluye, recorrido, preguntas): se agregan con Enter y se ordenan con las flechas.
• Políticas: elegí un bloque reutilizable o escribí una propia. En la API solo aparece el bloque si está publicado.
• Multimedia: la portada y la galería se eligen de la biblioteca de archivos; el orden de la galería es el que se publica.
• Precio: no se carga acá. Muestra el precio de venta más bajo de la actividad en tarifarios B2C publicados y vigentes.
• Versiones: cada versión se puede ver y, con el contenido en borrador, restaurar (se guarda como una versión nueva).

Revisión y publicación

1. BorradorSe crea y se edita.
2. En revisiónQuien lo escribió lo manda a revisar. Si hay que corregir, se devuelve a borrador con una nota.
3. AprobadoUn gerente o administrador lo aprueba. Tiene que estar completo.
4. PublicadoLo ven tu sitio y las integraciones. Solo lo edita quien puede publicar, y no se puede guardar si queda incompleto.
5. ArchivadoSale de la API sin borrarse. Se recupera como borrador.

Si falta algo obligatorio, el sistema no deja aprobar ni publicar y dice qué falta.

Biblioteca

Todos los contenidos en una tabla, con búsqueda y filtros por tipo, estado, categoría y etiqueta. Marcando varios se puede cambiar el estado, la categoría o las etiquetas de todos juntos, o eliminarlos; el resultado se informa por cada uno (por ejemplo, los publicados no se eliminan).

Las categorías y etiquetas se administran en Configuración; las etiquetas también se crean desde el editor.

Multimedia

Arrastrá fotos, PDF o videos (MP4 o WebM) o tocá Subir archivos. Las imágenes se achican solas antes de subir. También se pueden sumar videos de YouTube o Vimeo por su enlace.

• Límites: imágenes hasta 12 MB, PDF hasta 20 MB y videos hasta 60 MB. El espacio total depende del plan.
• Se acepta el archivo por lo que realmente es, no por su extensión: un archivo disfrazado de imagen se rechaza.
• Completá el texto alternativo (describe la imagen para buscadores y lectores de pantalla) y los créditos del fotógrafo.
• Un archivo en uso no se puede eliminar: el detalle muestra dónde se usa.
• Fuera del sistema solo se ven los archivos usados por algo publicado. Cuando se despublica, dejan de verse en pocos minutos.
• Cuando la cuenta usa Cloudflare R2 (lo indica la barra del espacio usado), las imágenes de lo publicado se entregan por la red de Cloudflare, más rápido desde cualquier lugar, y lo demás con un enlace que vence a los pocos minutos y solo para quien tiene permiso. Lo mismo vale para los adjuntos de email y los archivos de WhatsApp.

Lección15 minutos · Contenidos

Crear y publicar una experiencia

Objetivo

Que una actividad de Operaciones tenga su ficha comercial publicada en tu sitio.

Antes de empezar

• La actividad cargada en Operaciones, con tarifa al público vigente.
• Fotos de la experiencia.
• Para publicar: permiso de aprobar y de publicar (o alguien que lo tenga).

1. Creala desde la actividadEn Experiencias, tocá la actividad en el recuadro de actividades sin ficha, o Nuevo contenido › Desde una actividad. Trae nombre, descripción, duración, dificultad, capacidad, edad mínima y equipamiento.
2. Completá GeneralTítulo comercial, slug, categoría, destino, etiquetas y las dos descripciones (breve para tarjetas, completa para la ficha).
3. Recorré las pestañasFicha, Incluye, Recorrido, Seguridad y políticas, Preguntas, Multimedia (portada y al menos tres imágenes) y SEO. Guardá seguido: cada guardado es una versión.
4. Mirá la completitudA la derecha: lo rojo es obligatorio para aprobar; lo gris, recomendable. Revisá en Precio que la tarifa al público se vea.
5. Enviala a revisiónCon Enviar a revisión. Queda En revisión y suma al contador de Biblioteca.
6. Aprobala y publicalaQuien revisa usa Aprobar (o Devolver a borrador con una nota) y después Publicar.

Campos

Campo	Para qué sirve
Título interno / comercial	El interno lo ve el equipo; el comercial, los clientes.
Slug	La parte final de la URL. Minúsculas, números y guiones.
Categoría, destino y etiquetas	Ordenan el catálogo y sus filtros.
Descripción breve	Hasta 600 caracteres, para tarjetas y listados.
Descripción completa	Con títulos, listas y enlaces; se limpia de código pegado.
Políticas	Un bloque reutilizable (por ejemplo, cancelación estándar) o una propia.
Multimedia	Portada y galería, con texto alternativo.

ResultadoLa experiencia queda Publicada: la ven el catálogo de tus canales, la API y las integraciones que la incluyan.

Si algo sale mal

• Aprobar está deshabilitado: falta algo obligatorio; la lista de la derecha dice qué.
• No se ve en el sitio: revisá que el canal la publique (Todo lo publicado o Elegidos) y que el idioma esté traducido.
• Necesito corregir algo publicado: editala con permiso de publicar; si el cambio es grande, despublicala, corregí y volvé a publicar.

Idiomas y traducciones

Cada contenido se publica en los idiomas que elijas; cada traducción tiene su propia revisión y queda al día con el original.

Idiomas y traducciones

En Configuración elegís en qué idiomas publicás (español, inglés, portugués, francés, alemán o italiano). Cada contenido se traduce a cada idioma por separado y cada traducción tiene su propia revisión y aprobación.

La pestaña Idiomas muestra cada contenido con la situación en cada idioma: sin traducir, borrador, en revisión, publicada o desactualizada (el original cambió después de aprobar). Un clic abre la traducción; también se llega desde la pestaña Idiomas del editor del contenido.

1. TraducirA mano, campo por campo, o con Traducir con IA. La IA traduce lo que falta o cambió y deja un borrador.
2. Enviar a revisiónQuien traduce la manda a revisar.
3. Aprobar y publicarUn gerente o administrador la aprueba (o la devuelve con una nota). Tiene que estar completa y al día.

Si después se cambia el original, los campos afectados aparecen como «el original cambió». Se vuelven a traducir o, si la traducción sigue valiendo, se marca con La traducción sigue valiendo. Mientras tanto, tu sitio sigue mostrando la última versión aprobada. Solo lo que falta o cambió deja a la vista únicamente lo pendiente.

• No se traducen los datos operativos (dificultad, capacidad, coordenadas, direcciones) ni los bloques reutilizables dentro de cada experiencia: el bloque se traduce una vez y vale para todas.
• Cada guardado, traducción con IA y aprobación queda como versión, con autor. Se puede ver cualquier versión y volver a cargar sus textos.
• Para dejar de mostrar un idioma sin borrar la traducción, usá el botón de retirar (el ojo tachado).

Traducción con IA

Se activa en Configuración › Idiomas y traducción con IA, eligiendo el proveedor y el modelo. Los proveedores disponibles dependen de cómo esté instalado el sistema. La IA conserva los nombres de lugares, los números y el formato, pero nunca publica: lo que traduce queda en borrador para que una persona lo revise. En la pestaña Idiomas se pueden marcar varios contenidos y traducirlos juntos a un idioma. Hay un tope diario de caracteres por empresa.

Plantillas de itinerarios y propuestas

Viajes base, día por día, con precio y margen calculados desde Tarifarios; y la propuesta a medida que recibe el cliente, con su aceptación y su conversión en reserva.

El circuito de venta

Oportunidad del CRM → propuesta (desde una plantilla) → el cliente acepta → reserva → Operaciones y Facturación. Las reservas que no pasan por una propuesta se cargan directo en Reservas.

Plantillas de itinerarios

En Contenidos › Plantillas de itinerarios se arman viajes base día por día con actividades, alojamientos, comidas, traslados, tiempos libres y recomendaciones. El precio, el costo y el margen se calculan solos con las tarifas de Tarifarios.

La lista tiene dos vistas: Plantillas (las bases para armar propuestas) y De propuestas, con los días y precios de cada propuesta, su código, su estado y el cliente. Tocar uno de estos abre su propuesta: se editan desde ahí.

1. CrearNueva plantilla en blanco o copiando otra. También se duplica desde la plantilla abierta.
2. Armar los díasTítulo, destino, descripción, fotos y documentos de cada día. Los días y los servicios se mueven arrastrándolos (o con las flechas), se duplican y se quitan.
3. Agregar serviciosDel catálogo (una tarifa de Tarifarios), de la biblioteca (una experiencia con la tarifa de su actividad) o personalizados.
4. Cargar los pasajerosAdultos, menores, infantes, seniors y habitaciones: el total aplica las reglas por tipo de pasajero y los liberados de grupo del tarifario, igual que en una reserva.
5. Revisar y marcar listaNo se puede marcar lista si queda algún servicio sin precio.

• Cobro: por pasajero, por servicio (precio de grupo), por pasajero y noche, por habitación y noche, o sin cargo. Un servicio puede ser opcional: se muestra con su precio pero no suma al total.
• Precios: quedan fijos al agregar el servicio. Actualizar precios los vuelve a leer de Tarifarios, salvo los que cambiaste a mano. En Precios de se elige el tarifario del que salen.
• Totales: por moneda (no se convierten), precio por persona y un ajuste (recargo o descuento) sobre la venta. Con el permiso «Ver precios y costos» también se ven el costo y el margen (venta sin IVA menos costo), y una alerta si algo se vende por debajo del costo.
• Versiones: cada guardado queda como versión; cualquiera se puede ver y restaurar.

La Vista del cliente muestra los días como los va a ver el cliente: sin costos, sin proveedores y sin las notas internas.

Propuestas comerciales

En Contenidos › Propuestas armás la propuesta para un cliente a partir de una plantilla de itinerario, se la enviás con un enlace privado y su PDF, y ves cuándo la abre y qué responde. Todo queda en la oportunidad del CRM.

1. CrearNueva propuesta: elegís la plantilla de itinerario (o los días de otra propuesta) y el cliente (una oportunidad, un contacto o una empresa del CRM). Se hace una copia: lo que cambies en la propuesta no toca la plantilla.
2. AjustarTítulo, presentación, condiciones y fecha de vencimiento. Con Editar días y precios se abren los días de la propuesta, con el mismo editor que las plantillas. Si te sirven para otros clientes, Guardar como plantilla crea una plantilla nueva. La Vista del cliente muestra cómo la va a ver.
3. EnviarPor email (con el enlace y el PDF adjunto, desde la cuenta de correo de la empresa) o copiando el enlace para mandarlo por WhatsApp u otro medio.
4. SeguirVes cuándo la abrió, si pidió cambios, si la aceptó o la rechazó. Cuando la acepta, Convertir en reserva crea la reserva en borrador.

Lo que ve el cliente

El enlace abre una página con el logo y el color de tu empresa: la portada, la presentación, el viaje día por día, el precio total (y por persona) y las condiciones. Se ve bien en el celular.

Cada actividad muestra la ficha de su experiencia publicada del Hub, tanto si la agregaste desde la biblioteca como desde Tarifarios (en ese caso, la de la actividad de la tarifa), y también los opcionales. La ficha incluye hasta tres fotos, el resumen, la dificultad, la edad mínima y el punto de encuentro, y Ver detalle de la actividad despliega la descripción, el recorrido, qué incluye y qué no, qué llevar y los requisitos. Los textos salen en el idioma del itinerario si la traducción está publicada. El PDF (el que se descarga desde el enlace y el que va adjunto al email) lleva las fotos, el resumen, los datos, lo que incluye y qué llevar. Si el servicio tiene fotos propias en el itinerario (botón Fotos del servicio), se muestran esas. Los servicios que se enviaron sin ficha la muestran apenas haya una publicada; las fichas ya enviadas no cambian.

Los alojamientos muestran los datos del hotel cargados en Tarifarios: nombre, resumen, check-in y check-out, dirección, comodidades, qué incluye y qué no, y Ver detalle del alojamiento. Las fotos del hotel se agregan con el botón Fotos del servicio en el itinerario. El nombre del hotel es el único proveedor que ve el cliente.

Desde ahí puede aceptar (con su nombre, email y, si quiere, documento), pedir cambios o rechazar, y descargar el PDF. Nunca ve costos, proveedores ni notas internas.

Versiones, vencimiento y aceptación

• Versiones: cada envío congela lo que ve el cliente, incluidas las fichas de las actividades: si después cambiás la experiencia en el Hub, la propuesta enviada no cambia. Si después cambiás algo, aparece «Hay cambios que el cliente todavía no ve» y, al reenviar, se crea una versión nueva. Las anteriores no cambian y se pueden ver y descargar.
• Vencimiento: al pasar la fecha, la propuesta queda vencida y el cliente ya no puede aceptarla. Con Reabrir la actualizás y la reenviás.
• Aceptación: queda el nombre, el email, el documento, la fecha, la IP y la huella de la versión aceptada. Si el cliente acepta por teléfono o en persona, usá Registrar respuesta. El itinerario de una propuesta aceptada ya no se puede modificar.
• Enlace: Nuevo enlace genera otro y el anterior deja de funcionar. Tus propias visitas al enlace no cuentan como vistas.
• Reserva: Convertir en reserva crea una reserva en borrador con el cliente, los pasajeros, las fechas y los servicios con su precio y costo, tal como se aceptaron. Los opcionales no pasan.

De la propuesta a la reserva y a Operaciones

1. El cliente aceptaLa propuesta queda Aceptada y se avisa al vendedor. Si tiene oportunidad, queda en su actividad.
2. Convertir en reservaRequiere el permiso «Crear reservas». Crea la reserva en Borrador (código BKG-…, canal Propuesta) con el titular del contacto, los pasajeros por tipo, las fechas y un servicio por cada uno con precio, de la versión aceptada. Cada servicio lleva su fecha, hora, tarifa, proveedor, costo e IVA, y la nota de la reserva dice de qué propuesta y versión viene. La propuesta pasa a Convertida en reserva y muestra el código; en la cabecera de la reserva, Desde la propuesta PR-… lleva de vuelta a la propuesta.
3. Servicios propiosSi la tarifa del servicio es propia (o el proveedor es la empresa), el servicio queda marcado como propio y vinculado a su actividad de Operaciones; si no tiene tarifa, la actividad sale de la experiencia del Hub. Las actividades llevan el punto de encuentro de la experiencia.
4. Confirmar la reservaMientras está en borrador no se crea nada en Operaciones. Al confirmarla, cada servicio propio con actividad y fecha genera su salida, igual que una reserva cargada a mano (ver Reservas). Lo que no es propio queda pendiente para confirmar con el proveedor.

Apariencia

En Contenidos › Configuración › Propuestas elegís el color principal, la validez por defecto, la presentación y las condiciones con las que empieza cada propuesta, la firma de los emails y el pie de página. Los cambios se aplican a las próximas versiones que envíes.

Tu sitio web: canales, API y webhooks

Cómo se muestran tus contenidos publicados en tu sitio: con el catálogo embebible, con la API para un sitio a medida y con webhooks para enterarte de cada cambio.

Canales de publicación

En Contenidos › Canales cada canal es un sitio web tuyo. Elegís qué muestra, en qué idiomas y moneda, si muestra precios y cómo te consultan. Después lo conectás al sitio con el catálogo embebible o con la API.

• Qué publica: experiencias, destinos o ambos. Todo lo publicado (lo nuevo aparece solo) o Elegidos (armás la lista, la ordenás y destacás los que van primero).
• Idiomas y moneda: los idiomas son los habilitados en Configuración; lo que no está traducido se muestra en el idioma original. El precio «desde» sale de las tarifas al público en la moneda del canal.
• Llamada a la acción: un formulario de consulta (entra al CRM), un enlace a tu sitio (con {slug} e {idioma}) o ninguna.
• Dominios: el catálogo solo se puede mostrar en los sitios que cargues acá.
• Pausado: el catálogo y la API de ese canal dejan de mostrar contenidos.

Revisión antes de publicar

La pestaña Qué publica revisa cada contenido. Te dice si se muestra o no y por qué (por ejemplo, porque no está publicado) y avisa lo que conviene completar: traducciones, tarifas en la moneda del canal y datos opcionales de la ficha. Con Vista previa ves el catálogo como en tu sitio, en cada idioma.

Conectar tu sitio

1. Catálogo embebibleEn Conectar el sitio, copiá el código y pegalo en tu página. Muestra las experiencias con su precio y el botón de consulta, y se adapta al celular.
2. APIPara un sitio a medida, creá en API una credencial atada al canal: solo ve lo que el canal publica. Con el permiso «Enviar consultas», tu sitio también puede mandar consultas.

Cada consulta queda en la pestaña Consultas del canal y en el CRM, como contacto (o el que ya existe con ese email o teléfono) y oportunidad abierta con origen WEB. Como los datos los escribe quien consulta, figuran «sin verificar». Si alguien reenvía el formulario por error, la consulta no se duplica.

API para tu sitio web

En Contenidos › API un administrador crea una credencial por cada sitio o sistema que va a leer tus contenidos. Elegís qué puede ver:

La clave se muestra una sola vez: copiala y guardala en la configuración de tu sitio. Si se pierde o se filtra, revocala y creá otra. Cada credencial tiene un límite de llamadas por minuto y muestra su uso de los últimos 30 días.

Para quien programa el sitio: la especificación completa está en Especificación OpenAPI (OpenAPI 3.1). Las llamadas usan el encabezado Authorization: Bearer con la clave. Con ?idioma=en (o el idioma que corresponda) se reciben los textos traducidos y aprobados; lo que no está traducido viene en el idioma original.

Webhooks

Un webhook avisa a tu sitio u otro sistema cuando cambia algo: se publica, se modifica o se retira un contenido, se publica una traducción, cambia un canal o llega una consulta. Sirve, por ejemplo, para que tu sitio refresque su caché al instante. Se configuran en Contenidos › API y requieren ser administrador.

• Secreto: se muestra una sola vez al crearlo. Tu sistema lo usa para verificar la firma de cada envío. Si lo perdés, generá uno nuevo.
• Probar: envía un evento de prueba y te muestra la respuesta.
• Reintentos: si tu sistema no responde bien, se reintenta solo durante casi dos días. El registro de Entregas muestra cada intento con la respuesta y permite reintentar a mano.
• Pausa automática: si cinco eventos seguidos no se pueden entregar, el webhook se pausa y aparece un aviso en el Resumen. Reactivalo cuando tu sistema vuelva a responder.
• Solo de un canal: podés atarlo a un canal para recibir solo lo que ese canal muestra.

Integraciones

Distribuir tus experiencias en agencias online y en tu propio sitio (WooCommerce, Shopify, PrestaShop o WordPress) desde una sola fuente, con su tarifa, disponibilidad y políticas.

Integraciones con OTAs

En Contenidos › Integraciones distribuís tu catálogo en agencias online y en tu propio sitio desde una sola fuente. Las agencias online (OTAs) están en un grupo y las tiendas y CMS en otro (ver Tiendas y CMS). Cada integración tiene su propia configuración y publica las experiencias que elijas, con un identificador del canal para cada una.

Conectar Rezdy

1. Pedile a Rezdy el alta en RezdyConnect. Rezdy certifica la conexión en su entorno de pruebas antes de vender.
2. Creá la integración Rezdy (RezdyConnect), con la moneda de tu cuenta de Rezdy. Elegí las experiencias y publicalas.
3. En la pestaña Reservas cargá la comisión, el plazo de cancelación y la anticipación, marcá qué experiencias se venden y generá la clave del canal.
4. En Rezdy cargá la dirección del canal y la clave como apiKey. Cada producto se mapea con su código interno: el identificador que muestra su publicación.
5. Cargá en la integración la Clave de API de Rezdy que te da Rezdy al activar RezdyConnect, y elegí el entorno (pruebas mientras certifica). Con ella DO Adventure le avisa a Rezdy cada cambio de producto, precio o cupo.

Las opciones de precio en Rezdy son Adult, Child, Infant, Senior y Disabled, con la tarifa al público de cada tipo de pasajero. Las retenciones de Rezdy duran al menos 60 minutos, y los horarios van en la zona horaria del perfil de Rezdy, que tiene que ser la de tu empresa.

Configuración de cada canal

• Idiomas: los habilitados en la empresa que el canal acepta. Lo que no está traducido no se envía en ese idioma.
• Tarifa: el precio «desde» de las tarifas al público, en la moneda que elijas, con un ajuste en % (por ejemplo, para cubrir la comisión del canal). Nunca se envían costos ni márgenes.
• Disponibilidad: las salidas con lugares libres de los próximos días que indiques.
• Políticas y condiciones: la política de cancelación del canal se usa cuando la experiencia no tiene la suya; las condiciones (confirmación, comisión, pagos) se envían con cada producto.
• Sincronización automática: cuando cambia una experiencia publicada o una traducción, se actualiza sola en el canal; precios y disponibilidad se refrescan cada 6 horas.
• Mapeos: en la pestaña Mapeos asignás a cada categoría del Hub una categoría del canal.

Publicar, actualizar y retirar

1. Agregá contenidosEn Publicaciones, elegí las experiencias publicadas que querés distribuir. Arrancan sin publicar.
2. RevisáCada una muestra si cumple las reglas del motor y las del canal (categoría mapeada, tarifa en la moneda, política de cancelación, fotos, largo de los textos) y qué falta.
3. PublicáCon Publicar (o seleccionando varias) se envía al canal y queda su identificador. Si después cambia algo en el Hub, figura «falta actualizar» hasta que la actualices (o se actualiza sola con la sincronización automática).
4. RetiráCon Retirar deja de estar a la venta en el canal. Si despublicás la experiencia en el Hub, se retira sola de todos los canales.

Reservas desde el canal

Las OTAs de actividades no se quedan con una copia del catálogo: le preguntan a DO Adventure si hay lugar, retienen el cupo mientras el viajero paga y después confirman o cancelan. La pestaña Reservas de la integración es donde dejás todo eso configurado.

1. Condiciones comercialesCargá lo que negociaste con la OTA: comisión (%), cuánto dura una retención, con cuántas horas de anticipación se puede reservar y hasta cuántas horas antes de la salida se puede cancelar. Opcionalmente, un tope de lugares por salida para todo el canal.
2. Clave del canalCon Generar clave obtenés la clave secreta que se le pasa a la OTA junto con la URL del canal. Se muestra una sola vez: si se pierde, se rota y la anterior deja de funcionar.
3. Qué se vendeMarcá qué experiencias publicadas se venden por el canal y, si querés, un tope de lugares por salida para cada una. Tienen que estar vinculadas a una actividad de Operaciones, porque se venden sus salidas.
4. Habilitá la ventaCon la clave generada, marcá Habilitar la venta por este canal y guardá. Hasta entonces el canal no puede retener ni reservar.

• Cupo compartido: el canal ve los mismos lugares libres que la venta directa, menos las retenciones vigentes de todos los canales. Si fijaste un tope, el canal no vende más de ese número por salida. Dos canales nunca venden el mismo lugar.
• Retenciones: si la OTA no confirma a tiempo, la retención vence sola y el lugar se libera.
• Precio: la tarifa al público de la actividad, por tipo de pasajero, con el ajuste del canal. La comisión se descuenta del bruto y se guarda el neto.
• Confirmación: crea la reserva en Reservas como confirmada, con canal OTA, y suma los pasajeros al manifiesto de la salida. Queda en la auditoría.
• Modificación: dentro del mismo plazo que la cancelación, la OTA puede pasar la reserva a otra salida de la misma experiencia o cambiar los pasajeros, si hay lugar. El precio se recalcula con la tarifa vigente y la comisión es la pactada en la reserva.
• Cancelación por el canal: dentro del plazo pactado, la OTA cancela y los lugares se liberan. Fuera de plazo se rechaza y se resuelve desde Reservas.
• Cancelación desde Reservas: si la empresa cancela o borra una reserva que vino de un canal, salen solo sus pasajeros de la salida (que sigue para los demás) y se le avisa al canal. El aviso queda en Tareas; si falla, se reintenta desde ahí. Una reserva de canal cancelada no se reactiva: el canal tiene que reservar de nuevo.
• Lo que cambia el canal: la salida, la fecha y los pasajeros de una reserva de canal no se editan desde Reservas; las notas y los datos internos, sí.
• Avisos de disponibilidad: cada retención, confirmación o cancelación avisa el cupo nuevo a los canales que venden esa actividad.
• Reservas del canal: la tabla muestra cada retención y reserva con su estado, el bruto, la comisión y el neto, y el enlace a la reserva. Arriba, el total por moneda.

Liquidaciones con el canal

El canal le cobra al viajero y le paga a la empresa el neto de su comisión. La pestaña Liquidaciones de la integración es la cuenta corriente con ese canal, por moneda:

• Realizado sin liquidar: reservas confirmadas cuyas salidas ya se hicieron y todavía no están en ninguna liquidación.
• Liquidado a cobrar y Cobrado: la suma de las liquidaciones emitidas y de los cobros registrados.
• Por realizar: reservas confirmadas con salida desde hoy. Se liquidan cuando se realicen.

1. Emití la liquidaciónCon Nueva liquidación elegís la moneda y hasta qué fecha de salida. Antes de emitirla ves cuántas reservas entran y el bruto, la comisión y el neto.
2. Concilialas con el canalCon la flecha ves las reservas de cada liquidación y con el ícono de descarga, el CSV. Con el ícono de la lupa subís el reporte de pagos de la OTA (CSV, el que manda cada canal) y elegís qué columna tiene la referencia de la reserva y cuál el importe, si es neto o bruto y si los decimales van con coma o con punto. Esa elección queda guardada para los próximos reportes de ese canal.
3. Revisá las diferenciasLa conciliación muestra cuántas reservas coinciden y lista las que difieren en el importe, las que faltan en el reporte y las que están solo en el reporte (con aclaración: si están en otra liquidación, sin liquidar, canceladas o no son de ese canal). El último resultado queda en la liquidación.
4. Registrá el cobroCon Cobro cargás la fecha, el importe que llegó, la referencia del pago y la cuenta de tesorería donde entró (en la misma moneda). El importe entra en esa cuenta como ingreso y en cada reserva liquidada quedan dos pagos: el neto que pagó el canal y la comisión que retuvo, así la reserva queda saldada. Si lo cobrado difiere del neto, hay que indicar el motivo (por ejemplo, gastos bancarios): queda en las notas y la diferencia, a la vista. Registrar o revertir el cobro requiere, además, el permiso de pagos de reservas.
5. Si te equivocasteCon el ícono de deshacer se revierte el cobro: se registra un egreso por el mismo importe en la misma cuenta (los movimientos no se borran), salen los pagos de las reservas y la liquidación vuelve a quedar a cobrar.
6. O anulalaUna liquidación a cobrar se puede anular con un motivo: sus reservas vuelven a quedar pendientes. Una cobrada no se anula: primero se revierte el cobro.

Tickets y canje

Al confirmar una reserva, cada pasajero recibe un ticket con un código (por ejemplo, ABP38-NYF8Y) que el canal imprime en su voucher. El ticket se canjea:

• Con el check-in: cuando el guía marca presente al pasajero en el manifiesto (desde Operaciones o desde la app del guía), su ticket queda canjeado.
• Con el código: en la pestaña Reservas de la integración, en Canje de tickets, buscás el código y lo canjeás; el pasajero queda con check-in. Se canjea el día de la salida, no antes.

Si el conector de la OTA recibe avisos de canje, se le avisa 15 minutos después (queda en Tareas): si el check-in se marcó por error y se deshace antes, el ticket vuelve a valer y no se avisa nada. No se canjean tickets de una salida cancelada. Una reserva con tickets canjeados ya se usó: no se puede cancelar ni modificar, ni por el canal ni desde Reservas. Si se modifica antes, los tickets anteriores dejan de valer y se emiten otros. En la lista de reservas del canal ves los tickets de cada una y cuántos se canjearon.

Tareas y registro

Cada envío queda en Tareas. Si el canal no responde, se reintenta solo a los 1, 5 y 30 minutos; si rechaza el envío (por ejemplo, una credencial inválida), la tarea queda Fallida con el motivo y la podés reintentar cuando lo corrijas. Registro guarda cada resultado. Con Probar conexión verificás las credenciales del canal.

Tiendas y CMS

Si vendés en tu propio sitio, conectalo en el grupo Tiendas y CMS. DO Adventure le manda el contenido, el precio y las salidas con sus lugares libres por la API de cada plataforma (no hace falta instalar ningún plugin) y la tienda cobra: cada pedido pagado entra como reserva, con el pago registrado.

1. Creá la integraciónEn Tiendas y CMS, Crear integración en la plataforma que uses.
2. Cargá las credencialesEn Configuración › Conexión, con la dirección de la tienda en https://. Elegí la moneda de la tienda y probá la conexión.
3. PublicáEn Publicaciones sumá las experiencias (tienen que estar vinculadas a una actividad con salidas y tener tarifa al público) y publicalas.
4. Recibí los pedidosEn la pestaña Pedidos, Registrar webhooks en la tienda (WooCommerce y Shopify). En PrestaShop no hace falta: los pedidos se consultan solos.
5. Opcional: tesoreríaElegí la cuenta donde la tienda te deposita: cada línea pagada suma un ingreso y cada devolución, un egreso en la misma cuenta.

• Pedido pagado: DO Adventure vuelve a leer el pedido en la tienda (nunca toma lo que dice el aviso) y crea una reserva confirmada por cada salida, con el cliente como titular, el importe que cobró la tienda y su pago. La reserva aparece en Reservas con canal Web y suma los pasajeros al manifiesto.
• Sobreventa: si la tienda vendió un lugar que ya no estaba libre (por ejemplo, se vendió en otro canal antes de que se actualizara el stock), la reserva se hace igual porque el cliente ya pagó, y el pedido queda en Sobreventa para que lo resuelvas.
• Cancelado o reembolsado en la tienda: se cancelan sus reservas (sin plazo, porque ya lo decidió la tienda), se liberan los lugares y se registra la devolución. Si se quitó una línea, se cancela esa reserva; si se devolvió una parte, el pedido queda marcado para revisar.
• En espera de pago (en WooCommerce, «En espera», por ejemplo una transferencia): la tienda ya tomó los lugares, así que se crea la reserva con saldo pendiente y el pedido queda en Reservado, falta el pago. Cuando lo marcás Procesando o Completado en la tienda, se registra el pago.
• Pendiente de pago (carrito sin pagar): no se reserva nada, pero el comprador queda en el CRM con una oportunidad abierta.
• En el CRM: cada pedido es una oportunidad con el comprador como contacto (se busca por email o teléfono). Avanza con el pedido: abierta mientras falta el pago, ganada cuando se paga (el contacto pasa a cliente) y perdida si se cancela o se reembolsa. Sus reservas quedan vinculadas.
• Pedidos repetidos: un mismo pedido nunca crea dos reservas; si algo falló, corregilo y tocá Reprocesar.
• Stock: cada reserva de un canal actualiza enseguida los lugares en la tienda; las ventas directas y los demás cambios de las salidas se reflejan en hasta 15 minutos (la sincronización automática viene activada).
• Integración pausada: los pedidos que llegan quedan guardados y se procesan al reactivarla.
• Seguridad: los avisos de WooCommerce y Shopify se aceptan solo con una firma válida; la dirección de la tienda tiene que ser https:// y no puede apuntar a una red privada. Las credenciales se guardan cifradas.

Analítica de contenidos

Qué pasa con tu catálogo, tus consultas y tus propuestas, y qué conviene mejorar primero.

Analítica

En Contenidos › Analítica ves qué pasa con tu catálogo: cuántas veces se cargó en tu sitio, en qué experiencias hicieron clic, cuántas consultas llegaron y cuántas terminaron en venta, cómo van tus propuestas y si la sincronización con los canales funciona. Elegís el período (7, 30 o 90 días, 12 meses o fechas a elección) y cada número se compara con el período anterior.

• Visitas y clics: una visita es cada carga del catálogo embebible; un clic, el botón de una tarjeta (consultar o ver más). La vista previa desde la app no cuenta. Solo se guardan números: nada de IP ni datos personales.
• Consultas y conversión: las consultas del catálogo y de la API, la conversión visita → consulta y cuántas terminaron en una oportunidad ganada en el CRM.
• Propuestas: el embudo (enviadas en el período, cuántas de ellas abrió el cliente, aceptadas), la tasa de aceptación, el tiempo promedio de respuesta, el monto aceptado (el total de la versión que aceptó el cliente) y las reservas que se crearon desde propuestas.
• Integraciones: sincronizaciones correctas y fallidas por canal. Las reservas por canal aparecen cuando un conector las importe; hoy figuran «sin datos».
• Contenidos con más interés: las experiencias con más consultas, clics y lecturas por la API, con su completitud, para saber qué conviene mejorar primero.

Los gráficos tienen una vista de Tabla con los mismos números. Los paneles de Contenidos en los tableros de Gerencia y Ventas muestran lo mismo de los últimos 30 días.

Empresas y contactos

La base de clientes, agencias, proveedores y socios con quienes trabajás.

Empresas

Cada empresa tiene industria, ubicación con mapa, datos fiscales y sus contactos asociados. Su ficha tiene pestañas para Contactos, Tareas, Oportunidades, Reservas e Historial. Las tareas, oportunidades y reservas incluyen las de la empresa y las de sus contactos. Cada registro se abre en su panel lateral sin salir de la ficha, y desde las pestañas creás tareas y oportunidades ya vinculadas a la empresa.

Los datos se editan por panel, como en el perfil: Identificación, Datos de contacto y Notas (pestaña General), Dirección (Ubicación) y Condiciones comerciales (Financiero) tienen cada uno su editar. Hace falta el permiso de editar empresas.

El Historial junta en una línea de tiempo los emails, los mensajes de WhatsApp, las llamadas y reuniones registradas, las tareas, oportunidades y reservas, y los cambios en la ficha. Se puede filtrar por tipo.

Equipo de la cuenta

Empresas y contactos se asignan al equipo de ventas en General › Equipo de la cuenta con Asignar. Cada cuenta puede tener varios:

• Responsables: llevan la cuenta.
• Supervisores: supervisan el trabajo de los responsables.
• Observadores: siguen la cuenta sin estar a cargo.

Quien se suma recibe una notificación. Hace falta el permiso para editar empresas o contactos.

Contactos

Cada contacto tiene un tipo:

La ficha del contacto muestra a la izquierda los datos personales y de contacto, y a la derecha sus reservas, tareas y oportunidades abiertas y el equipo de la cuenta. Arriba, a la derecha, están los accesos para llamar, escribir por WhatsApp o por email, y el botón para eliminarlo. Los datos personales, los de contacto, las notas y la dirección se editan por panel, con editar en cada uno. Igual que en las empresas, tiene pestañas de Tareas, Oportunidades, Reservas e Historial.

Comunicación e historial

En la ficha del contacto, la pestaña Comunicación muestra los emails enviados y recibidos, agrupados por conversación, y los mensajes de WhatsApp. Desde ahí podés responder o escribir uno nuevo sin ir a la bandeja. La pestaña Historial reúne toda la actividad del contacto en orden cronológico.

Oportunidades

El seguimiento de cada posible venta, desde la primera consulta hasta que se gana o se pierde.

El tablero

En CRM › Oportunidades las oportunidades se muestran en columnas por etapa. Las etapas por defecto son Prospecto, Contactado, Cotizado, Negociación, Ganado y Perdido, y se cambian en Pipeline, donde cada etapa puede marcarse como ganada o perdida. Arriba se ve cuántas hay abiertas, el monto del pipeline y lo ganado. Cada tarjeta muestra el monto, el contacto, la probabilidad y el cierre estimado; arrastrala para cambiar de etapa.

El resultado de la oportunidad (abierta, ganada o perdida) sigue a la etapa: al llevarla a una etapa ganada queda ganada, y a una perdida, perdida. Cada cambio de etapa queda en la actividad.

Dentro de una oportunidad

Un clic abre el panel con la etapa arriba (se cambia tocándola), el negocio (monto, probabilidad, cierre estimado, origen), el contacto y la empresa, la descripción y la actividad: notas del equipo y todo lo que pasó, como las propuestas enviadas y abiertas por el cliente.

• Probabilidad: se calcula sola según la etapa (100 % en la ganada, 0 % en la perdida).
• Marcar perdida: el botón del panel (o arrastrar la tarjeta a la columna perdida) pide el motivo de la pérdida: precio, fechas o disponibilidad, eligió otro operador, sin respuesta del cliente, canceló el viaje u otro, más un detalle opcional. El motivo se ve en el panel y en la actividad. Para reabrirla, elegí otra etapa.
• Origen: directo, email, referido, web o WhatsApp. Las consultas de tu sitio llegan solas con origen Web y marcadas «sin verificar».

De oportunidad a reserva

Para viajes a medida, armá una propuesta vinculada a la oportunidad: cuando el cliente la acepta, Convertir en reserva crea la reserva. Si no usás propuestas, creá la reserva desde Reservas con el mismo cliente.

Tareas

Los pendientes del equipo, vinculados a empresas, contactos, reservas o salidas.

Tres vistas

La tarea

Los estados son Pendiente, En progreso, En revisión, Finalizado y Cancelado: En revisión sirve para que otra persona controle el trabajo antes de cerrarlo. Los tipos son Tarea, Llamada, Email, Reunión, Recordatorio, Seguimiento, Problema y Aprobación.

El panel de la tarea tiene el estado arriba y pestañas: Datos, Fechas, Checklist, Dependencias, Comentarios y Alertas (aviso por email, notificación interna o ambos).

Trabajar en el Gantt

• Mover fechas: arrastrá la barra de la tarea.
• Abrir la tarea: hacé clic sin arrastrar.
• Dependencias: si una tarea depende de otra, el sistema calcula la ruta crítica y la destaca. Un retraso en esas tareas retrasa el proyecto completo.

Emails de una tarea

La pestaña Emails dentro de la tarea muestra los mensajes vinculados a ella, útil cuando la tarea es esperar o enviar una respuesta.

Agenda

Eventos, reuniones, llamadas, tareas, reservas y salidas en un calendario por horas, por mes o en lista. Y un link para que un cliente o proveedor elija un horario libre.

Vistas

• Día y Semana: grilla por horas. Cada cosa ocupa su largo real; lo que dura todo el día (o varios días) va en la franja de arriba. La línea roja marca la hora actual.
• Mes: hasta tres cosas por día y +N más; tocá el número del día para verlo por horas.
• Lista: lo que viene en los próximos 30 días, día por día.

A la izquierda: el minicalendario (los días con algo tienen un punto), los pedidos Por confirmar, Mi agenda o General (solo con el permiso de ver la agenda general) y qué mostrar. En el teléfono, todo eso se abre con el botón de ajustes de la cabecera y la agenda arranca en el día.

Crear

En la grilla, tocá un horario (crea una hora) o arrastrá para elegir el rango; también Nuevo. Se abre un panel con:

Si cerrás el panel con cambios sin guardar, pide confirmación.

Tareas

Con Tarea hay dos caminos:

• Vincular una existente: buscala por título o código. Se agrega un bloque en la agenda para trabajar en ella y la tarea queda como está. Con Mover la tarea a este horario, en cambio, la tarea misma pasa a ese inicio y vencimiento (solo las tuyas y abiertas, con permiso para editar tareas); arriba aparece Deshacer para volver a las fechas de antes.
• Crear una nueva: sigue en el formulario de tareas de siempre (el del CRM), con el título, el inicio y el vencimiento elegidos y asignada a vos.

Abrir un registro

Al hacer clic en un elemento se abre su panel sin salir de la agenda:

• Tarea: el mismo panel de edición que en el CRM.
• Reserva: su ficha con titular, servicios, pagos y saldo. Para editarla, Abrir en Reservas.
• Salida: el panel de recursos y manifiesto de Operaciones.
• Evento: su detalle, para editarlo o borrarlo: contacto, tarea vinculada (se abre con un clic), de quién es la agenda y, si llegó por un link, los datos del invitado.

Compartir la disponibilidad

Para coordinar una reunión o llamada con un cliente o proveedor sin ir y venir de mensajes: Compartir crea un link donde la otra persona ve solo tus horarios libres (nunca títulos ni detalles) y elige uno. Cada link tiene sus límites:

Los horarios libres salen de tu agenda: eventos, reuniones y llamadas, tareas de reunión o llamada con hora, y las salidas en las que sos guía. Desde cada link: Email (abre el editor con el mensaje y el link), WhatsApp (abre el chat con el mensaje; sin teléfono, lo copia), Ver como invitado, Pausar y eliminar.

Confirmar un pedido

Cuando el invitado elige un horario y deja su nombre y un email o teléfono, el horario queda reservado como pendiente (rayado) y te llega una notificación. Abrilo y tocá Confirmar (le llega un email con el evento para su calendario) o No puedo, con un mensaje opcional, que libera el horario y le ofrece elegir otro si el link sigue abierto. Después podés avisarle también por WhatsApp.

Reservas

Una reserva reúne al titular, los pasajeros, los servicios contratados y los pagos.

El tablero de reservas

Las reservas se muestran en columnas por estado: Borrador, Confirmada, En curso, Completada y Cancelada. Cada tarjeta muestra el código, el total, el titular, la empresa, los pasajeros, las fechas, cuánto se cobró y el vendedor. Arrastrá una tarjeta a otra columna para cambiar el estado; para cancelar te pide confirmación. Con el buscador filtrás por código, titular o empresa.

Al hacer clic en una tarjeta se abre el detalle de la reserva a pantalla completa. Para buscar otra, usá Volver a reservas.

La pestaña General reúne el viaje (nombre, canal y fechas), el titular, la cantidad de pasajeros, el cliente y el equipo (empresa, sucursal, vendedor y supervisor) y las notas. Cada panel se edita en su lugar con editar. Lo que cambia los precios (tarifario, moneda, descuentos y colaboradores) está en edición completa, dentro del panel Cliente y equipo.

Crear una reserva

1. TitularElegí un contacto existente o cargá uno nuevo.
2. ServiciosAgregá los ítems: actividades en salidas existentes, traslados, alojamiento u otros servicios. El precio sale del tarifario predeterminado o del que elijas.
3. PasajerosCargá los datos de cada persona. Los datos de salud y contacto de emergencia son importantes para la operación y la seguridad.
4. ConfirmaciónAl confirmar, se descuentan los cupos de las salidas, se genera la operación (ver abajo) y se puede enviar el email de confirmación al titular.

Cuándo se genera la operación

Mientras la reserva está en Borrador se está cotizando: no se crean salidas, no se reserva equipamiento y los traslados no aparecen como pendientes en Operaciones. Al pasarla a Confirmada, cada servicio propio con actividad y fecha queda confirmado y genera su salida privada con los pasajeros, con el equipamiento reservado. Si el servicio se sumó a una salida regular (compartida con otras reservas), se agregan solo sus pasajeros al manifiesto y ocupan lugar en el cupo. Si después se cancela la reserva, sus salidas privadas se cancelan; de una salida regular salen solo sus pasajeros y la salida sigue para los demás.

Pasajeros por tipo en cada servicio

Al agregar un servicio indicás cuántos adultos, menores, infantes, seniors y personas con discapacidad van. Se propone lo cargado en la reserva y podés ajustarlo por servicio. Si la tarifa tiene reglas por tipo de pasajero, cada tipo muestra cuánto paga (por ejemplo, No paga para infantes) y el total se calcula solo.

Nacionalidad y bandera de los pasajeros

La nacionalidad del titular y de cada pasajero se elige de la lista de países, que muestra la bandera de cada uno y se busca escribiendo el nombre. Una vez cargada, la bandera en un círculo aparece junto al nombre del pasajero en la tarjeta de la reserva, la cabecera, las pestañas General y Pasajeros, el manifiesto de la salida, el panel de emergencias y la app de campo. Si la nacionalidad se había escrito a mano (por ejemplo «argentino» o «USA»), también se reconoce.

Grupos: liberados y habitaciones

Si la tarifa tiene condiciones para grupos, el total descuenta solo los liberados y debajo se ve el detalle: subtotal, cuántos se liberan y cuánto se descuenta. En las tarifas por habitación y noche indicás también la cantidad de habitaciones, que es lo que cuenta para liberar habitaciones.

Traslados

Si la reserva incluye traslados (aeropuerto, hotel), el sistema los convierte en salidas operativas de traslado con los datos del ítem: horario, origen, destino y pasajeros. Para vuelos, podés cargar el número y el sistema consulta el horario actualizado.

Pagos

Registrá cada pago (seña, saldo, cuotas) con medio y fecha. El saldo pendiente se actualiza solo y la reserva aparece en cuentas por cobrar hasta que se cancele. Al registrar un pago se puede enviar al cliente el aviso de pago recibido.

Para cobrar online, Generar link de pago crea un link de Mercado Pago o Stripe por el saldo, una seña o una cuota; cuando el cliente paga, el cobro se suma solo. Ver Pagos online.

Factura en borrador y cuenta corriente

Al confirmar una reserva se genera sola su factura en borrador, con los servicios vigentes, el IVA de cada uno y el descuento de la reserva, y se registra el movimiento en la cuenta corriente del cliente (la empresa o el titular). La factura usa la entidad legal y el punto de venta de la sucursal de la reserva.

• Si cambian los servicios mientras la factura sigue en borrador, se rehace sola.
• Si se cancela la reserva, se eliminan el borrador y su movimiento en la cuenta corriente.
• Si la factura ya se emitió, no se toca: el sistema avisa que hace falta una nota de crédito.

Los comprobantes de la reserva se ven al final de la pestaña Servicios; tocá uno para abrirlo en Facturación, revisarlo y emitirlo.

Voucher

El voucher es el documento para el pasajero: los datos del viaje, los pasajeros y cada servicio con fecha, hora, punto de encuentro, recorrido, alojamiento, idioma, guía, vehículo, indicaciones y el número de confirmación del proveedor. No muestra precios ni pagos. Las notas de la reserva salen como información para el pasajero; las notas internas no. Lleva el logo de la empresa y se imprime o guarda en PDF.

Comunicación

Las pestañas Email y WhatsApp de la reserva muestran solo los mensajes de esa reserva, no todo el historial del cliente.

Operación

La pestaña Operación muestra las salidas y traslados de la reserva. Para un servicio propio con actividad asignada, + Generar salida en Operaciones crea la salida privada con los pasajeros de la reserva (ver Salidas).

Lección12 minutos · Ventas

Cargar y confirmar una reserva

Objetivo

Registrar un viaje vendido, cobrar la seña y dejarlo listo para operar y facturar.

Antes de empezar

• El tarifario publicado del canal.
• Los datos del titular y los pasajeros.

1. Nueva reservaEn Reservas, Nueva reserva: elegí Particular (B2C) o Empresa / agencia (B2B) y el tarifario.
2. Datos generalesNombre del viaje, canal de venta, fechas, sucursal, agente y supervisor. Queda en Borrador.
3. Titular y pasajerosEl titular (y si también viaja) y cada pasajero con sus datos de salud y contacto de emergencia.
4. ServiciosAgregá cada servicio con su fecha y los pasajeros por tipo; el precio sale del tarifario.
5. Cobrá la señaEn Pagos, Registrar pago o Generar link de pago.
6. ConfirmáPasá la reserva a Confirmada: se genera la factura en borrador y el movimiento en la cuenta corriente.
7. OperaciónGenerá las salidas de los servicios propios y revisá los traslados.

Campos

Campo	Para qué sirve
Tipo de cliente	Particular o empresa/agencia: define con qué tarifarios se cotiza.
Tarifario	De dónde salen los precios. Si no está publicado, el sistema avisa.
Nombre del viaje *	Cómo se identifica la reserva.
Canal de venta	Directo, agencia, web…
Estado	Borrador al crear.
Fechas inicio y fin	Del viaje.
Sucursal, agente, supervisor	Quién vende y supervisa; la sucursal define la entidad que factura.

ResultadoLa reserva confirmada aparece en el tablero, en cuentas por cobrar y, con sus salidas, en Operaciones.

Si algo sale mal

• No puedo confirmar: hace falta el permiso «Confirmar reservas».
• La factura ya se emitió y cambié servicios: emití una nota de crédito o débito desde Facturación.

Plantillas de reservas

Los viajes que vendés seguido, armados una vez día a día. Con una plantilla, cargar la reserva es elegir la fecha, los pasajeros y el titular.

Dónde están

En Ventas › Plantillas de reservas. Usan el mismo editor día a día que las plantillas de itinerarios de Contenidos: cada día con su título, descripción y servicios de los tarifarios (actividades, alojamiento, comidas, traslados) o personalizados, con hora, precio y costo. A la derecha se cargan los pasajeros por tipo, las habitaciones, el tarifario del que salen los precios y un ajuste sobre la venta; abajo, los totales y el margen.

Son independientes de las de Contenidos: una plantilla de reserva no aparece en Contenidos ni en las propuestas, y al revés. Al crear una nueva podés partir en blanco, de otra plantilla de reservas o, si tenés acceso a Contenidos, de una plantilla de itinerarios.

Crear la reserva

Con Crear reserva (en la tarjeta o en el editor) elegís:

• La fecha del día 1: cada servicio queda en la fecha de su día y se ve cuándo termina el viaje.
• Los pasajeros por tipo y las habitaciones: los precios se recalculan con las reglas de cada tarifa.
• El titular: nombre, apellido, email y teléfono.

Se crea una reserva en Borrador con un ítem por servicio con precio (los opcionales, el tiempo libre y las recomendaciones no pasan), cada uno con su fecha, hora, tarifa, proveedor, costo e IVA, y se abre en Reservas. Los servicios propios quedan vinculados a su actividad: al confirmar la reserva, Operaciones genera sus salidas como en cualquier reserva.

Cómo funciona Operaciones

Operaciones convierte lo vendido en servicios que salen bien: cada salida con su gente, sus vehículos, su equipo y su información de seguridad. Esta página explica el circuito completo y dónde se ve cada cosa.

El circuito de un servicio

1. La actividad define cómo se operaEn Actividades se carga el ratio de guías por pasajero, si requiere chofer y la logística: el equipamiento, los suministros y los vehículos que lleva cada salida. Todo lo que el sistema controla después sale de acá.
2. Nace la salidaSe crea a mano desde Salidas o el calendario, se instancia desde una salida regular o se genera desde una reserva con un servicio propio (ver Salidas).
3. Llegan los pasajerosLas reservas confirmadas cargan el manifiesto. Si una reserva cambia la cantidad de pasajeros, la salida queda marcada con un aviso de cambios desde Reservas.
4. Se asignan los recursosGuías, choferes, vehículos, equipamiento y suministros (ver Asignación de recursos). El sistema calcula qué hace falta y qué hay disponible.
5. Se resuelven las alertasMientras le falte algo, la salida lleva un triángulo rojo en el tablero, la lista, el calendario, el tablero de Operaciones y la app de campo.
6. El equipo opera desde la appEl guía inicia la salida, hace el check-in, registra incidentes y la finaliza (ver App móvil).
7. CierreSe registran los consumos de suministros, el kilometraje y el combustible, y los proveedores confirmados generan sus cuentas a pagar.

Las pestañas del módulo

Quién hace qué

Salidas

Una salida es una ocurrencia concreta de una actividad: fecha, hora, cupo, pasajeros, equipo y recursos. Acá se explica cómo nacen, cómo se ven y qué significa cada estado.

De dónde sale cada salida

Calendario: salidas del mes

La pestaña Calendario de Salidas muestra el mes en una grilla, con el mismo diseño que la disponibilidad del equipo: una fila por actividad y una columna por día. Cada casilla dice cuántas salidas hay ese día; hoy está resaltado en la cabecera y los días que pasaron se ven más claros.

• Azul: hay salidas. Rojo con triángulo: a alguna le falta algo para salir (guía, chofer, vehículo, equipo o consumibles). Punteada: una salida regular que todavía no se creó.
• Al pasar el mouse (o con el foco del teclado) aparece el detalle: servicio, horario y estado, pasajeros con su bandera, guías, vehículo y chofer, y lo que falta.
• Un clic abre el panel de la salida. Si en la casilla hay varias, o una regular sin crear, el detalle queda fijo para elegir cuál abrir o tocar Crear salida.
• Un clic en un día libre de hoy en adelante abre Nueva salida con esa actividad y esa fecha.

Estados

Las salidas completadas, canceladas y postergadas dejan de calcular faltantes: el equipo ya se devolvió o no se usa.

Cambiar el estado desde la oficina

En el panel de la salida, el estado de arriba es un botón: al tocarlo muestra solo los cambios permitidos desde el estado actual.

Tablero, lista y calendario

Arriba hay un contador por estado. El selector Todos los estados filtra las dos vistas.

• Kanban: una columna por estado. Cada tarjeta muestra actividad, fecha, punto de encuentro, ocupación (inscriptos sobre cupo) y, si le falta algo, el recuadro rojo con el detalle. Los botones de la tarjeta abren el manifiesto, los recursos, la edición y la eliminación. Con Columnas elegís qué estados ver.
• Lista: las mismas salidas en filas (también las postergadas), con el aviso de cambios desde Reservas arriba.
• Calendario: año, mes, semana o día. En la vista de día aparece la línea de tiempo con cada salida y sus guías.

El panel de la salida

Al abrir una salida se ve su encabezado (actividad, fecha, horario, punto de encuentro y pasajeros) y tres pestañas:

• Recursos y equipo: lo que falta, guías, choferes, guías tercerizados, vehículos, equipamiento y suministros. Ver Asignación de recursos.
• Manifiesto y fichas médicas: los pasajeros con su documento, contacto, contacto de emergencia y si tienen la ficha médica cargada. Un punto rojo en la pestaña avisa fichas faltantes.
• Servicios de terceros: transportes, guías u otros servicios pedidos a proveedores. Ver Servicios de terceros.

Lección5 minutos · Operaciones

Crear una salida puntual

Objetivo

Dejar programada una salida de una actividad para una fecha, con los recursos que ya sabés que van.

Antes de empezar

• La actividad cargada, con su logística.
• Permiso para crear salidas.

1. Abrí el formularioEn Operaciones › Salidas tocá Nueva salida, o en el calendario tocá + Agregar en el día y elegí Salida puntual.
2. Elegí la actividadEl nombre se propone solo con la actividad y la fecha, y el cupo toma el de la actividad. Podés cambiar los dos.
3. Completá fecha y horarioFecha, hora de inicio y, si corresponde, hora de fin y franja de pickup.
4. Elegí recursos disponiblesAbajo aparecen los guías, choferes y vehículos para esa fecha. Los que ya están en otra salida ese día se ven con un candado y el nombre de la otra salida, y no se pueden elegir.
5. GuardáEl sistema reserva el equipamiento de la logística de la actividad para el cupo, hasta donde alcance el stock de ese día. Si algo no alcanza, lo muestra antes de cerrar.

Campos

Campo	Para qué sirve
Actividad *	Define la logística, el ratio de guías y si requiere chofer. No se puede dejar vacía.
Nombre de la salida *	Cómo se ve en el tablero, el calendario y la app.
Fecha * y Hora inicio *	Cuándo sale. La disponibilidad de recursos se calcula para ese día.
Tipo de salida	Regular (abierta a varias reservas) o Privada (un grupo).
Hora fin	Para la línea de tiempo del día.
Franja de pickup	Rango en que se pasa a buscar a los pasajeros, por ejemplo 08:00 a 08:30.
Capacidad máx.	El cupo. Mientras no haya inscriptos, el equipamiento se calcula para este número.
Punto de encuentro / pickup	Lo ve el equipo en la app y el pasajero en sus comunicaciones.
Recursos disponibles	Guías, choferes y vehículos propios libres ese día.

ResultadoLa salida aparece en la columna Programada y en el calendario. Si le falta algo, ya lleva el triángulo rojo.

Si algo sale mal

• Aparece "Stock insuficiente" al guardar: la salida se creó igual. Reponé stock o trasladalo entre depósitos y después completá la asignación desde el panel de la salida.
• No aparece un guía: revisá que su ficha esté activa en Guías & Staff y que su rol no sea chofer.

Lección8 minutos · Operaciones

Programar una salida regular y crear sus fechas

Objetivo

Tener una actividad que sale siempre los mismos días y crear cada fecha cuando la necesitás.

Antes de empezar

• La actividad cargada.
• Los días de la semana y el horario fijo.

1. Creá la plantillaEn Salidas › Regulares tocá Nueva salida regular. Elegí actividad, días de la semana, horario, cupo, punto de encuentro y vigencia (desde, y si querés hasta).
2. Mirá las fechas en el calendarioAparecen con borde punteado en los días que corresponden. Todavía no son salidas.
3. Creá la fechaTocá la fecha punteada: se abre el panel de la salida regular. Revisá la fecha y tocá Crear salida para esta fecha.
4. Revisá los faltantesLa salida nueva queda Programada con el equipamiento y los suministros reservados según la logística, hasta donde alcance el stock. Completá guías y vehículo desde su panel.

ResultadoCada fecha creada es una salida independiente: podés cambiarle el guía o el cupo sin tocar las demás.

Si algo sale mal

• El día no coincide con los de la plantilla: el panel lo avisa; podés crearla igual como excepción.
• Ya existe una salida de esa plantilla ese día: el sistema no la duplica; abrí la existente desde el calendario.

Asignación de recursos

Cómo calcula el sistema lo que necesita cada salida, cómo se asignan guías, choferes, vehículos, equipamiento y suministros, y qué controla en cada caso.

El panel Recursos y equipo

Se abre al tocar una salida o el botón de recursos de su tarjeta. De arriba hacia abajo:

1. Lo que falta, en un recuadro rojo, con la misma regla que usan el tablero y la app.
2. Guías y Choferes & Transportistas: se eligen tocando el nombre. Arriba a la derecha se ve el ratio de la actividad (por ejemplo 1:7 pax/guía).
3. Guías tercerizados: guías externos con nombre y datos, sin ficha en el sistema.
4. Vehículos: se tildan los propios e indicás cantidad y una nota (por ejemplo el número interno).
5. Equipamiento y suministros: la tabla de logística de la salida.

Los cambios de personas y vehículos se guardan con Guardar recursos; los de equipamiento y suministros, fila por fila.

Guías: el ratio de la actividad

Una salida necesita al menos un guía y, además, uno cada tantos pasajeros según el Ratio guía de la actividad (si no está cargado, 1 cada 8). Se cuentan los pasajeros inscriptos.

Si la actividad tiene desactivado Requiere guía certificado, no se controla. Los asignados con rol chofer o transportista no cuentan como guías.

Vehículo y chofer

• Hace falta vehículo si la actividad tiene tildado Requiere chofer o si su logística lleva un vehículo obligatorio (no opcional).
• Hace falta chofer en esos mismos casos, y también cuando asignás un vehículo propio aunque la actividad no lo pida: alguien tiene que manejarlo.
• Un vehículo tercerizado viene con su chofer: si todos los vehículos de la salida son tercerizados, no se pide chofer.
• Capacidad: el panel muestra cuántas plazas suman los vehículos elegidos contra los pasajeros (por ejemplo «12 plazas para 14 pax», en rojo si no alcanza). Si todos los vehículos son propios y tienen capacidad cargada y no alcanzan, la salida suma el faltante Los vehículos tienen N plazas para M pasajeros. Con un vehículo tercerizado o sin capacidad cargada no se controla.

Disponibilidad de guías, choferes y vehículos

Licencias: quien tiene una licencia ese día (o en una franja que se superpone con la salida) no se puede asignar en ningún lugar: aparece en rojo con el motivo y el sistema rechaza la asignación. Se programan en Guías & Staff o desde la app.

Además, el control de ocupación (estar en otra salida el mismo día) depende de dónde asignes:

Equipamiento y suministros: cuánto hace falta

Lo necesario sale de la logística de la actividad (pestaña Logística y equipamiento de la actividad). Cada renglón vinculado a un producto del depósito tiene una cantidad y una regla:

• Pasajeros: se usan los inscriptos; si todavía no hay, el cupo de la salida. En el panel podés recalcular con otro número en Calcular para … pax, y volver con usar inscriptos.
• Opcionales: los renglones marcados como opcionales no generan faltantes.
• Vehículos de la logística: no se cuentan como equipamiento; se controlan en Vehículo y chofer.

Cuánto hay disponible

El disponible de un producto para una salida es su stock total en todos los depósitos menos lo comprometido en otras salidas:

• Equipamiento (se usa y vuelve): se descuenta lo asignado a otras salidas del mismo día y lo entregado que todavía no se devolvió, sea de la fecha que sea.
• Suministros (se consumen): se descuenta lo reservado y no consumido por salidas de ese día o anteriores. Las salidas posteriores no le quitan stock a esta.
• Las unidades vencidas no cuentan como disponibles.

Con eso, cada fila de la tabla muestra uno de estos estados:

Asignar, liberar y consumir

• Asignar una fila: con los botones − y + (no deja pasar del disponible) y Guardar.
• Asignar todo lo necesario: reserva en una sola acción lo pendiente de cada producto, hasta donde alcance.
• Quitar: el tacho de la fila libera la asignación, si todavía no hay nada consumido.
• Registrar consumo: para suministros. Eligís de qué depósito sale cada uno (podés dividir entre depósitos) y el sistema descuenta primero los lotes que vencen antes; nunca consume unidades vencidas.
• Liberar lo no consumido: si sobró algo de lo reservado, desde el mismo panel de consumo devolvés el resto al disponible.

Lección10 minutos · Operaciones

Dejar una salida lista para salir

Objetivo

Que la salida no tenga ningún faltante: guías, chofer, vehículo, equipamiento y suministros.

Antes de empezar

• La salida creada, con sus pasajeros.
• Stock cargado en los depósitos.

1. Abrí la salidaDesde el tablero, la lista, el calendario o el tablero de Operaciones. Arriba vas a ver el recuadro rojo con lo que falta.
2. Asigná los guíasTocá los nombres hasta cubrir el ratio. Revisá antes que no estén en otra salida ese día.
3. Asigná chofer y vehículoSi la actividad lo pide o si vas a usar un vehículo propio. Si el transporte es de un proveedor, pedilo en Servicios de terceros.
4. Guardá recursosCon Guardar recursos. Los avisos de guía, chofer y vehículo desaparecen.
5. Completá el equipamientoBajá a Equipamiento y suministros. Si hay filas en naranja, tocá Asignar todo lo necesario.
6. Resolvé lo que no alcanzaLas filas en rojo necesitan stock: trasladá desde otro depósito con un remito o comprá. Cuando entra el stock, volvé a la salida y asigná.

ResultadoLa salida deja de mostrar el triángulo rojo en el tablero, el calendario, el tablero de Operaciones y la app de campo.

Si algo sale mal

• El botón + no deja subir: ya asignaste todo lo disponible; el resto es faltante de stock.
• Sigue faltando un guía: los choferes no cuentan como guías; revisá el rol en la ficha.
• El disponible es menor que el stock: pasá el mouse sobre el número: muestra el stock total y lo comprometido en otras salidas.

Lección4 minutos · Operaciones

Registrar el consumo de suministros

Objetivo

Descontar del stock lo que se usó en la salida (agua, viandas, mantas) y liberar lo que sobró.

Antes de empezar

• Suministros asignados a la salida.
• Saber cuánto se usó y de qué depósito salió.

1. Abrí Registrar consumoEn el panel de la salida, bloque Suministros.
2. Elegí el depósito de cada suministroCada renglón muestra lo reservado y lo pendiente. Si salió de dos depósitos, tocá Sacar parte de otro depósito.
3. Ajustá la cantidadSi se usó menos de lo reservado, poné lo usado.
4. ConfirmáCon Confirmar consumo. Si sobró, tocá liberar lo no consumido.

Campos

Campo	Para qué sirve
Depósito	De dónde se descuenta. Muestra cuántas unidades vigentes tiene.
Cantidad	Lo usado. No puede superar lo que tiene el depósito elegido.

ResultadoEl stock baja en el depósito elegido, empezando por el lote que vence antes, y la fila pasa a Consumido.

Si algo sale mal

• "No tiene unidades vigentes": el depósito solo tiene unidades vencidas. Dalas de baja en Productos y consumí de otro depósito.

Alertas de operaciones

Todo lo que el sistema avisa en Operaciones: qué lo dispara, dónde aparece y cómo se resuelve. Ninguna alerta se apaga a mano salvo donde se indica: se van cuando se corrige la causa.

De las salidas

Las salidas completadas, canceladas y postergadas no generan estas alertas.

De seguridad

De logística, flota y proveedores

Tablero de Operaciones

La pantalla de arranque del día para quien coordina: qué sale hoy, qué le falta, quién está en campo y qué alertas hay.

Está en Dashboards › Operaciones (o en Inicio para quien tiene ese tablero por defecto).

Qué muestra

• Indicadores: salidas y traslados de hoy, pasajeros de hoy, tareas pendientes y salidas de mañana.
• Salidas del día: con filtros (todas, privadas, regulares) y pestaña de traslados. El botón Próximos servicios abre en un panel las salidas del mes en la misma grilla que el calendario de Salidas: al pasar por una casilla se ven el servicio, los pasajeros y los recursos asignados, y un clic abre la salida. Cada fila muestra horario, servicio, pasajeros, guías, vehículo y chofer, estado y lo que le falta (al pasar el mouse por el triángulo se ve el detalle). Una salida con una emergencia abierta se marca en rojo. Un clic abre su panel sin salir del tablero.
• Alertas de seguridad: emergencias abiertas, incidentes sin cerrar, salidas de hoy con faltantes y traslados sin chofer. Cada alerta abre lo que hay que resolver. Debajo, accesos directos a los protocolos.
• Reservas en ejecución: debajo de las salidas del día, las reservas que están en curso hoy. Un clic abre el timeline de la reserva con acceso a los recursos de cada servicio. Ver Reservas en ejecución.
• Mañana: las salidas del día siguiente, para preparar con tiempo.
• Tareas operativas: pendientes, en progreso y vencidas; cada número lleva a la lista filtrada.
• Guías, choferes y vehículos: quién y qué está asignado hoy, en qué salida, si está en curso y si informa GPS, con llamada y mensaje directo.
• Tracking operativo: el mapa con la ubicación que mandan las salidas en curso desde la app.

Las salidas del día y las reservas en ejecución ocupan juntas el alto de la columna derecha (alertas, mañana y tareas). Cada panel tiene un alto fijo y su lista se desplaza por dentro, así el tablero no se estira cuando hay muchas.

Reservas en ejecución y orden de servicio

Las reservas que el cliente está viviendo hoy, servicio por servicio, y la orden de servicio que lleva el guía o el transportista en cada salida.

Qué es una reserva en ejecución

Una reserva confirmada o en curso cuyo período (del primer al último servicio) incluye el día de hoy, según la zona horaria de tu sucursal. Por ejemplo, un viaje de 6 días que empezó anteayer está en su día 3 de 6.

Se ven en tres lugares:

• Dashboards › Operaciones, debajo de las salidas del día.
• Dashboards › Ventas, para que el vendedor siga a sus clientes en viaje.
• Operaciones › Reservas en ejecución, con el día del viaje y el próximo servicio de cada una.

El timeline de la reserva

Un clic en una reserva abre su timeline: los datos del titular, la cantidad de pasajeros, la agencia o el canal, cada pasajero con la bandera de su nacionalidad y, día por día, cada servicio con su hora, el lugar o el vuelo, el proveedor y el estado de sus recursos. Cada tipo de servicio tiene su color (traslado azul, excursión verde, alojamiento violeta, gastronomía naranja).

Orden de los días: arriba siempre el día de hoy, resaltado (aunque no tenga servicios); después los días que vienen y, al final, bajo Días cumplidos, los que ya pasaron, en gris y sin acciones.

Asignar recursos abre el mismo panel de recursos de la salida o del traslado: asignás guías, choferes, vehículos y equipo y, al cerrarlo, volvés al timeline con el estado actualizado. El día de hoy se marca con Hoy.

Orden de servicio (PDF)

Es el documento que lleva el guía o el transportista: quién hace el servicio y con qué, a qué hora y a quién lleva. Se emite desde la salida o el traslado:

• Completa: con todas las reservas de la salida. Botón Orden de servicio en el encabezado del panel de la salida o Orden en la tarjeta de la salida.
• De una reserva: solo los pasajeros de esa reserva. Desde el manifiesto de la salida (Orden de servicio de la reserva, al lado del código) o desde el timeline de la reserva.

Incluye:

• El logo y los datos de la empresa, más los datos para documentos operativos (legajo, habilitaciones) que cargás en Empresa › Datos.
• Guía, transportista, chofer, vehículo, habilitación (patente) y punto de encuentro.
• Fecha, hora (la de pickup si tiene), servicio (regular, privado o traslado) y observaciones de la salida.
• Una fila por reserva: titular y código, cantidad de pasajeros, hotel o punto de encuentro y agencia. Sin agencia, la venta es directa.
• Un recuadro de observaciones en blanco y la firma del responsable.

Traslados

Los movimientos de pasajeros entre aeropuerto, hotel y punto de encuentro. Nacen de los servicios de traslado de las reservas y se operan como una salida corta con chofer y vehículo.

La pestaña Traslados

Muestra los traslados de una fecha (hoy por defecto), con filtro por estado. Cada fila tiene el nombre, la reserva y el titular, el recorrido, la hora, los pasajeros, el vuelo y el vehículo. El candado indica que es privado.

Arriba, en naranja, aparecen los traslados de reservas sin operativo: servicios de traslado de reservas confirmadas (o en curso) para esa fecha que todavía no tienen chofer ni vehículo. Las reservas en borrador no aparecen: todavía se están cotizando. El botón Crear operativo abre el panel con los datos de la reserva ya cargados.

Para un traslado sin reserva (un movimiento interno, un pasajero que no está en el sistema), + Nuevo traslado abre el panel con un formulario: fecha, hora de salida y de llegada, origen, destino, pasajeros, vuelo y un nombre opcional (si lo dejás vacío se arma con el origen y el destino). Se crea como Programada y después asignás chofer y vehículo, o un proveedor.

El panel del traslado

• Info: origen, destino, hora, pasajeros, vuelo, reserva, titular y vehículo indicado en la reserva. Debajo, el Estado operativo: Programada, Confirmada, En curso, Completada, Cancelada o Postergada.
• Recursos: guía, chofer y vehículo, de a uno. Cada opción dice si está Libre, Ocupada ese día o En curso; las ocupadas no se pueden elegir.
• Proveedor: si el traslado es tercerizado, tildá Este traslado es tercerizado y elegí el proveedor del catálogo o escribí su nombre y el del chofer. Desde acá también se crea la orden de servicio.

Servicios de terceros y confirmación

Cuando una salida necesita un transporte, un guía externo u otro servicio contratado, se lo pedís al proveedor y él lo confirma desde un enlace, sin usuario.

Cómo funciona

Está en la pestaña Servicios de terceros del panel de la salida. La lista muestra solo los proveedores del destino de la actividad.

Estados del pedido

Servicios de terceros: órdenes a proveedores

La orden formal a un proveedor (traslado, alojamiento, catering, guía externo…) vinculada a una salida. Es de Operaciones: no se crea ni se ve desde la reserva. El proveedor la confirma desde un enlace y, al confirmarla, queda la cuenta a pagar.

Dónde están

En Operaciones › Servicios de terceros (antes «Órdenes de servicio») ves todas, con filtros por tipo, estado y fechas. También las creás y las ves desde una salida (servicios de terceros), desde un traslado y, en la ficha del proveedor en CRM, en Cta. Corriente.

Crear una orden

Elegí el tipo de servicio y el proveedor; si el proveedor tiene tarifario, podés tomar el precio de ahí. Si no la abriste desde una salida, buscala en Salida. Completá fecha, pasajeros, unidades, precio, descuento e IVA: el total se calcula al centavo. Las instrucciones le llegan al proveedor.

Del borrador a completada

1. BorradorSe puede editar o eliminar.
2. EnviadaCon Aprobar y enviar al proveedor le llega un email con un enlace válido por 7 días. Si no tiene email o la empresa no tiene cuenta de correo configurada, el sistema te muestra el enlace para copiarlo y mandarlo por WhatsApp.
3. Confirmada o rechazadaEl proveedor responde desde el enlace, con un comentario. Si te contestó por teléfono, registralo con Confirmó o Rechazó. Una orden rechazada se puede corregir y volver a enviar.
4. CompletadaCuando el servicio se prestó.

Al confirmarse se crea la cuenta a pagar al proveedor en Tesorería › Cuentas por pagar, con vencimiento a 15 días del servicio. Si la orden se cancela (siempre con un motivo), esa cuenta se anula; si ya tiene pagos, primero hay que anular los pagos.

Logística: almacenes y productos

El inventario de equipamiento y suministros: cuánto hay, en qué depósito, cuánto está comprometido en salidas y qué vence.

Las secciones de Logística

Arriba de todo, cuatro contadores: ítems de equipamiento, productos con stock bajo, vehículos y vehículos activos.

Almacenes

Los almacenes son vistas consolidadas: cada producto con su total, su mínimo, lo que está en uso o reservado, el disponible y el detalle por depósito. Los contadores de arriba filtran la tabla (sin stock, bajo mínimo, por vencer). Se busca por nombre, código, marca o modelo y se filtra por categoría y depósito.

Recursos asignados

La lista de todo lo asignado a salidas: ítem, categoría, salida, fecha, asignado, necesario, si falta y estado (reservado, confirmado, entregado, devuelto). Se filtra por fecha. Cuando el equipo sale, Entregar lo marca entregado al guía o al vehículo; al volver, Devolver lo marca devuelto al depósito. Lo mismo se hace desde la tabla de equipamiento del panel de la salida. Desde acá, Sincronizar asignaciones recorre las salidas futuras y crea las asignaciones de equipamiento que falten cuando hay stock para la cantidad completa (ver Asignar, liberar y consumir).

Productos

En Operaciones › Logística › Productos ves todos los artículos con su código, almacén (equipamiento o consumibles), categoría, depósito, stock, mínimo y vencimiento. Los que están por debajo del mínimo aparecen en la alerta de stock bajo. El código (EQ-0001, CO-0001) se asigna solo al crear el artículo.

Categorías y unidades de medida

Cada artículo tiene una categoría (por ejemplo Seguridad, Campamento, Alimentos) y una unidad de medida (unidad, par, kit, kg). Las listas completas se administran en Paramétricas (menú de la empresa). Si al dar de alta un producto la categoría o la unidad no existe, creala ahí mismo con el botón + al lado del campo: escribí el nombre, confirmá con el tilde y queda elegida. Las categorías son propias de cada almacén.

Lotes y vencimientos

Un mismo producto puede tener varios lotes, cada uno con su número y su fecha de vencimiento, en uno o varios depósitos. Los lotes entran al recibir un remito o una compra (cargá el lote y el vencimiento en cada renglón) o con el stock inicial del producto. El botón de capas de cada fila abre los lotes del producto.

• Sale primero el que vence antes. Al consumir en una salida, el sistema descuenta del lote que vence más pronto.
• Lo vencido no se consume. Las unidades vencidas quedan fuera de lo disponible para las salidas.
• Alertas. Arriba de la lista aparecen los lotes vencidos con stock (en rojo) y los que vencen dentro de los días de aviso del producto (en naranja). Tocá uno para abrirlo.

Dar de baja

Cuando un equipo se rompe, se gasta o se pierde, o un consumible vence, se da de baja: no se borra. Con el botón de baja elegís depósito, lote, cantidad y motivo (rotura, desgaste, vencimiento, pérdida u otro) y escribís una explicación, que es obligatoria. La baja descuenta el stock y queda en el Historial de bajas con fecha, usuario, lote y motivo. Si el producto se queda sin stock, pasa a estado Baja.

Depósitos, remitos y compras

Dónde está físicamente el stock y cómo entra, sale y se mueve. Todo cambio de stock queda respaldado por un remito, una compra, un consumo o una baja.

Depósitos

Cada depósito es un lugar físico (oficina, base náutica, galpón). La tarjeta muestra cuántos ítems, equipos y consumibles tiene, la dirección, el responsable y cuántos ítems tiene con stock bajo. Se crea con Nuevo depósito: nombre (obligatorio), dirección, responsable, teléfono, email y notas.

Remitos

El remito es el comprobante de cada movimiento. El stock se mueve al recibirlo, no al crearlo.

1. BorradorSe carga y se puede editar.
2. EmitidoCon Emitir remito. Queda pendiente de recepción.
3. RecibidoQuien recibe pone su nombre y confirma. En ese momento se mueve el stock, una sola vez.

Compras

La orden de compra a un proveedor de equipamiento o suministros. Con Subir factura el sistema lee la factura del proveedor y propone la compra con sus renglones para que la revises.

1. BorradorProveedor, depósito de recepción, fechas, moneda, factura y renglones con cantidad, precio e IVA.
2. AprobadaAl aprobarla se crea el remito de ingreso en borrador, con los mismos renglones.
3. RecibidaCon Marcar recibida se recibe ese remito y el stock entra al depósito.

Lección7 minutos · Logística

Comprar y recibir mercadería

Objetivo

Reponer suministros y que el stock entre al depósito correcto con su lote y vencimiento.

Antes de empezar

• El proveedor cargado.
• Los productos creados.

1. Creá la compraEn Logística › Compras, Nueva OC o Subir factura.
2. Completá los renglonesProducto, cantidad, precio unitario e IVA. El total se calcula al centavo.
3. AprobalaSe genera el remito de ingreso en borrador.
4. Al llegar la mercaderíaAbrí la compra y tocá Marcar recibida. Cargá lote y vencimiento en el remito si corresponde.

Campos

Campo	Para qué sirve
Proveedor	A quién se compra.
Depósito de recepción	Dónde entra el stock.
Fecha OC y Entrega estimada	Cuándo se pidió y cuándo llega.
N° y fecha de factura	El comprobante del proveedor.
Moneda	De la compra.
Renglones	Producto, cantidad, precio unitario e IVA.

ResultadoEl stock sube en el depósito y las salidas con faltantes de ese producto pueden asignarlo.

Flota

Los vehículos propios: sus datos, seguros, service, siniestros, kilometraje y gastos.

Las tarjetas

En Logística › Vehículos cada vehículo muestra tipo, patente, plazas, kilometraje y kilómetros que faltan para el service (en naranja cuando quedan 1.000 o menos). Debajo, el seguro vigente, el próximo service y los siniestros abiertos. Si hay seguro vencido, service vencido o siniestros abiertos, el estado pasa a Activo · revisar.

La ficha del vehículo

Para el historial de toda la flota y los gastos con contabilidad, ver Historial de cada vehículo.

App móvil para guías y choferes

La herramienta del equipo en campo: sus salidas, los pasajeros, el checklist, el vehículo y el botón de emergencia. Funciona sin señal y envía todo cuando vuelve la conexión. La oficina ve en el sistema lo mismo que se carga desde el teléfono.

Acceso

La app la usan los guías y choferes que tienen una ficha en Operaciones › Guías & Staff. Para habilitar a alguien:

1. Cargá su email en la fichaEn Guías & Staff, abrí su ficha y completá el email en Información de contacto: es su usuario de la app.
2. Activá la app de campoCon el interruptor del bloque App de campo. Si no tenía usuario, se crea con una clave temporal que copiás o le enviás por email (ver Acceso a la app de campo).
3. Asignalo a salidasDesde la salida, en Recursos, como guía o chofer. Solo ve las salidas donde está asignado.
4. Que instale la app e ingreseCon el email y la clave. Conviene hacerlo la primera vez con conexión.

Si se olvida la clave, en la ficha tocá Resetear clave: se genera otra y se cierra la sesión anterior del teléfono. Si un usuario entra a la app sin ficha vinculada, la app lo avisa y pide que lo pida a la oficina.

Entrar y ver mis salidas

La pantalla principal muestra las salidas de ayer, hoy y los próximos siete días. La que está en curso aparece primero y resaltada. Un triángulo rojo marca las salidas a las que les falta algo (guía, chofer, vehículo, equipamiento o consumibles): es el mismo aviso que ve la oficina en el tablero.

Un día de salida, paso a paso

1. Antes de salir, con señalAbrí la app para que descargue las salidas del día. Revisá la ficha: punto de encuentro, hora, pasajeros, vehículo y lo que falta.
2. Iniciar la salidaEn el punto de encuentro, tocá Iniciar salida. Pasa a En curso en el sistema y el teléfono empieza a mandar la ubicación al mapa de operaciones cada minuto.
3. Check-in de pasajerosMarcá presente o ausente a cada uno. La app avisa quién tiene datos médicos para revisar y quién no firmó el deslinde.
4. Durante la actividadTildá el checklist, registrá incidentes y, si sos chofer, los kilómetros y el combustible.
5. FinalizarTocá Finalizar salida y dejá notas para la oficina. Quedan en las observaciones de la salida con tu nombre y la hora, y se corta el envío de la ubicación.

Pasajeros

El check-in se hace con un toque por pasajero. La ficha muestra alergias y medicación resaltadas y el contacto de emergencia con llamada directa. Los datos personales y médicos se ven pero no se editan desde la app: se corrigen desde el sistema, en la reserva. Junto al nombre se ve la bandera de su nacionalidad.

Incidentes y vehículo

Un incidente lleva tipo, gravedad, qué pasó, qué se hizo y la ubicación. Los graves o críticos avisan a la oficina en el momento (ver Seguridad). Desde el vehículo se cargan los kilómetros de salida y llegada, que actualizan el kilometraje de la flota, y las cargas de combustible (litros, precio por litro, estación).

Emergencia

El botón rojo está en todas las pantallas de salidas. Al enviarlo, la oficina ve la alerta al instante en la barra roja del sistema, con la ubicación, los pasajeros y el equipo de la salida. Desde el teléfono se siguen mandando novedades y se ven las notas de quien la tomó en la oficina, con llamada a la oficina y al 911. Sin señal, la alerta queda guardada y se reintenta sola.

Trabajo sin conexión

Antes de salir, abrí la app con conexión para que descargue las salidas. En el campo podés registrar sin señal: queda guardado en el teléfono y se envía solo cuando hay conexión. Si un envío se repite, el sistema lo detecta y no lo duplica. Si el sistema rechaza alguna acción (por ejemplo, la salida ya estaba finalizada desde la oficina), se ve en el Perfil con el motivo.

Mis licencias

La pestaña Licencias muestra el calendario del mes con tus licencias y las salidas asignadas (puntos azules), y debajo el historial. Por defecto estás libre: con Programar una ausencia, o tocando un día, cargás el tipo (vacaciones, examen, trámite…), desde y hasta, todo el día o una franja, y un motivo opcional. Tocando una licencia programada la corregís o la anulás; las anuladas y las cumplidas quedan en el historial. La oficina lo ve al instante en tu ficha y no te asigna salidas en ese período. Sin señal, el cambio se guarda y se envía solo al volver la conexión.

Qué se hace desde la app

Seguridad: incidentes y accidentes

El registro de lo que pasa en campo, para actuar a tiempo, cumplir con seguros y autoridades y aprender de cada evento.

Incidentes

Cualquier situación fuera de lo normal: un pasajero con una lesión leve, un cambio de ruta por clima, equipo dañado. El guía lo registra desde la app con tipo, gravedad, descripción, pasajeros afectados, acciones tomadas, fotos y un audio si no puede escribir. Queda la ubicación GPS del momento.

Los incidentes abiertos aparecen en las alertas de seguridad del tablero de operaciones hasta que alguien los cierra con las acciones finales. Un clic abre su ficha.

En Operaciones › Seguridad también los cargás desde el panel: fecha y hora, salida, tipo, gravedad, ubicación, clima, personas afectadas, testigos, equipamiento usado, a quién se reportó, descripción y acciones. Cada incidente se puede editar, marcar resuelto, reabrir o eliminar, y la lista se filtra por texto, estado y gravedad. Un incidente grave o crítico deja una línea en las observaciones de la salida.

Emergencias

Cuando un guía o chofer presiona el botón de emergencia de la app, la oficina lo ve al instante en cualquier pantalla: se abre sola la ficha de la emergencia, suena un aviso y queda una franja roja arriba mientras siga abierta. La pestaña del navegador también lo indica, aunque esté en segundo plano.

La ficha reúne todo lo necesario para actuar sin buscar en otro lado:

• Última ubicación en el mapa, con el recorrido que fue informando, la precisión y la hora. Se copian las coordenadas o se abren en Google Maps.
• La salida: actividad, fecha, horario, estado y punto de encuentro (o recorrido, si es un traslado).
• Guías, choferes y vehículos asignados, con su teléfono para llamar con un toque.
• Pasajeros del manifiesto, con su contacto de emergencia, grupo sanguíneo, alergias, medicación y cobertura.
• Novedades: lo que el guía va cargando desde la app (texto y ubicación), en orden. Se actualiza sola cada 10 segundos.

1. TomalaCon Tomar la emergencia el guía ve en la app que la oficina ya la está atendiendo y quién.
2. CoordináLas notas que escribís le llegan al guía en la app.
3. CerralaCon La situación está resuelta contás cómo se resolvió. Queda como incidente crítico cerrado en la lista de incidentes, con toda la cronología.

Protocolos

En la pestaña Protocolos armás los procedimientos de seguridad paso a paso: creás, editás, reordenás los pasos, archivás los que ya no se usan (se pueden reactivar) o los eliminás. Cada protocolo tiene una categoría (general, emergencia, evacuación, primeros auxilios, clima adverso, persona extraviada, navegación) y puede vincularse a una actividad. Los de emergencia aparecen como accesos directos en el tablero de Operaciones.

Deslindes firmados

Los deslindes (waivers) que firman los pasajeros se ven en el manifiesto de cada salida y, en la app, en la ficha del pasajero. La pestaña Waivers de Seguridad lo recuerda.

Accidentes de tránsito

Para choferes hay un formulario específico que reúne lo que piden las aseguradoras y la policía: heridos, si se llamó a emergencias, ambulancia o policía, número de denuncia, número de siniestro, compañía de seguros, daños materiales, terceros involucrados, testigos y fotos.

Lección5 minutos · Seguridad

Registrar un incidente desde la oficina

Objetivo

Dejar constancia de un evento que te informaron por teléfono, con todo lo que piden el seguro y la autoridad.

Antes de empezar

• Permiso para editar incidentes.
• Los datos que dio el guía: qué pasó, a quién, dónde y qué se hizo.

1. Abrí el formularioEn Operaciones › Seguridad, Registrar incidente.
2. Fecha, hora y salidaVincular la salida hace que el incidente aparezca en ella y en su tablero.
3. Tipo y severidadLa severidad define la urgencia: los graves o críticos dejan una línea en las observaciones de la salida.
4. DescribíQué ocurrió, en qué contexto y el estado actual del afectado. Después, las acciones tomadas en campo.
5. GuardáQueda Pendiente hasta que lo marques resuelto con las acciones finales.

Campos

Campo	Para qué sirve
Fecha * y hora aproximada	Cuándo pasó.
Salida vinculada	Opcional; lo asocia a la salida y su equipo.
Tipo * y severidad *	Qué fue (accidente, enfermedad, falla de equipamiento…) y qué tan grave.
Ubicación y condición climática	Dónde y con qué clima; lo piden las aseguradoras.
Personas afectadas y testigos	Cuántos y quiénes.
Descripción *	El relato del evento.
Acciones tomadas en campo	Primeros auxilios, protocolo seguido, comunicaciones.
Equipamiento de seguridad utilizado	Botiquín, camilla, radio.
Reportado a	Coordinador, 911, guardaparques.

ResultadoEl incidente aparece en la lista y en las alertas de seguridad del tablero hasta que se resuelve.

Calidad y experiencia del pasajero

Encuestas a cada pasajero al terminar la salida, en su idioma, con las respuestas atadas a la salida, la actividad y el equipo. Sirve para saber qué funcionó, detectar a tiempo lo que salió mal y comprobar con datos si un cambio dio resultado.

Cómo funciona

• Al completarse una salida se programa una encuesta para cada pasajero con email válido. Sale las horas configuradas después del fin de la salida y siempre dentro de la franja horaria permitida, en la hora local de la empresa.
• Cada pasajero tiene su propio link, que vence a los 90 días. La encuesta se responde desde el celular, de a pasos, sin crear una cuenta.
• Hasta tres recordatorios si no respondió. Se cancelan solos cuando responde o cuando pide no recibir más encuestas.
• No se encuesta dos veces a la misma persona por la misma salida (salvo que lo cambies en la configuración), ni a quien se canceló, no se presentó, no tiene email o pidió la baja.
• Solo se encuestan las salidas que terminan después de activar el módulo. Las anteriores quedan fuera; si querés encuestar una salida pasada, se envía a mano desde su ficha.

El idioma de cada pasajero

La encuesta y los emails salen en español, inglés o portugués según el país de residencia del pasajero: países hispanohablantes en español, Brasil y los demás países lusófonos en portugués, y el resto en inglés. Si la salida no tiene el país de residencia del pasajero se usa, en este orden, el país de su contacto en el CRM, el país cargado en la reserva y la nacionalidad. Si no hay ninguno, el idioma por defecto de la configuración.

En la ficha de cada salida se ve el idioma elegido para cada pasajero y de dónde salió. El pasajero puede cambiarlo dentro de la encuesta, y al reenviar una encuesta a mano también podés elegir otro idioma.

Encuestas

En Calidad › Encuestas están las encuestas de la empresa. Al entrar por primera vez se crean dos a partir de las plantillas del sistema:

Cuando una actividad tiene más de una encuesta publicada, se usa la que la nombra en su alcance; si ninguna la nombra, la que aplica a todas las actividades.

Editar y publicar

Editar abre el editor. A la izquierda las secciones y preguntas; a la derecha la configuración (destinatarios, horas después del fin, escala, si las respuestas son identificadas o anónimas y en qué actividades se aplica) y la validación.

• Tipos de pregunta: escala de calificación, recomendación de 0 a 10, opción única o múltiple, sí o no, cumplimiento de expectativas, ranking, texto corto o largo, evaluación del equipo e incidente.
• Preguntas condicionales: una pregunta se puede mostrar solo según otra respuesta (por ejemplo, el detalle del incidente solo si el pasajero no se sintió seguro) o solo si la salida tiene transporte, guía o vendedor.
• Tres idiomas: cada texto se carga en español, inglés y portugués; los puntos al lado de cada campo muestran qué idiomas faltan. Traducir lo que falta completa con IA los textos en inglés y portugués vacíos, para que los revises.
• Vista previa muestra la encuesta como la ve el pasajero, en cada idioma.

Publicar crea una versión nueva que ya no cambia. Cada respuesta queda con la versión que contestó, así un cambio en las preguntas no altera los resultados anteriores. En Versiones está el historial. Mientras haya errores (un texto sin traducir, una pregunta sin opciones) no se puede publicar.

Duplicar crea una copia en borrador; Archivar la saca de uso y cancela sus envíos programados.

Envíos y respuestas

Calidad › Envíos y respuestas › Envíos lista cada encuesta enviada o por enviar con su estado: Programado, Enviado, Respondido, Rebotado (la dirección no existe; no se reintenta), Error (falló tres veces) o Cancelado. Desde ahí se reenvía (con otro idioma si hace falta) o se cancela.

La vista Respuestas muestra lo que contestaron, con filtros por actividad, idioma, las que tienen alerta, las que tienen comentario y las de satisfacción baja. Un clic abre la respuesta completa con las evaluaciones del equipo.

Salidas evaluadas

Salidas evaluadas lista las salidas con encuesta. Su ficha (también en la pestaña Calidad de cada salida en Operaciones) muestra cuántos respondieron, la satisfacción, la recomendación, las alertas, el equipo de esa salida con su nota y cada pasajero con su idioma y el estado de su encuesta.

Para enviar a mano, marcá los pasajeros, elegí la encuesta y Enviar a los elegidos. Sirve para una salida que no se encuestó sola o para un pasajero al que le faltaba el email.

Productos y actividades

Productos y actividades compara las actividades en el período elegido. Al abrir una se ve su historia: la satisfacción mes a mes, la calidad por componente, los aspectos que necesitan atención, lo mejor según los pasajeros, comparativas por guía, horario y temporada, y los cambios implementados marcados en la línea de tiempo con el resultado de antes y de después.

Evaluación del equipo

En Equipo están los rankings de guías, choferes y vendedores. Cada pasajero evalúa a la persona en el rol que cumplió en esa salida, de 1 a 5.

• Mínimo de evaluaciones: el ranking consolidado empieza en 10 evaluaciones (se cambia en la configuración). Con menos, la persona aparece en Promedios provisorios, fuera del ranking.
• Promedio ajustado: el orden sale de (evaluaciones × promedio + mínimo × promedio general) ÷ (evaluaciones + mínimo). Así, pocas evaluaciones excelentes no superan automáticamente a muchas muy buenas.
• Un clic en una persona abre su detalle por criterio y sus últimas evaluaciones.

Alertas e incidencias

Una respuesta genera una alerta en el momento, sin esperar ningún análisis:

Las urgentes y las altas llegan como notificación y por email a quienes elegiste en la configuración (o, si no elegiste a nadie, a quienes pueden gestionar alertas); las de seguridad también a quienes ven los incidentes de Operaciones. En Incidencias y mejoras cada alerta tiene responsable, prioridad y estado, y desde ella se crea una tarea en el CRM, un incidente de seguridad o una acción correctiva. Se cierra con Resolver, explicando qué se hizo, o con Descartar.

Acciones correctivas

Una acción correctiva registra qué se va a cambiar, quién es responsable, la fecha límite y la actividad. Al Marcar implementada queda la fecha del cambio, que se marca en el historial de la actividad. Después de un tiempo, Verificar resultado muestra las respuestas de antes y de después (hasta 90 días de cada lado) y elegís el resultado: Mejoró, Sin cambio, Empeoró o Sin datos suficientes. Verificarla cierra la alerta que le dio origen.

Reportes

Reportes exporta a Excel, para el período y los filtros elegidos, el resumen con cada indicador y su muestra, la evolución mensual, la calidad por componente, por actividad y por salida, las respuestas y los rankings del equipo. Las respuestas individuales y los rankings solo se incluyen si tenés esos permisos, y cada exportación queda en la auditoría.

Configuración

Permisos y privacidad

Una encuesta anónima para quienes analizan resultados oculta el nombre y el email del pasajero en las respuestas y los reportes. El sistema igual guarda a qué envío corresponde para evitar respuestas repetidas y poder dar de baja a quien lo pida, así que no se le promete al pasajero un anonimato absoluto. Cada pasajero puede pedir no recibir más encuestas desde el link de la encuesta o del email.

Bandeja de email

Todas las cuentas de email de la empresa en una sola bandeja, conectadas con el CRM y las reservas.

Carpetas

Entrada, no leídos, destacados, enviados, spam, papelera y archivo. Si tenés varias cuentas conectadas, cada mensaje muestra el color de la cuenta a la que llegó y podés filtrar por cuenta.

Asociar un email

Desde cualquier mensaje podés vincularlo a un contacto, una empresa, una oportunidad, una tarea o una reserva. A partir de ahí aparece en el historial de esa ficha. Las opciones que ya están asociadas se muestran desactivadas.

Escribir y responder

El editor se abre en un panel lateral. Podés agregar destinatarios en copia y copia oculta, dar formato al texto y adjuntar archivos. Las respuestas mantienen la conversación agrupada como hilo. También podés escribir desde la ficha de un contacto, una oportunidad o una reserva, y el email queda vinculado automáticamente.

Cualquier botón o enlace de email del sistema (tarjetas y fichas del CRM, reservas, agenda, equipo, depósitos) abre este mismo editor con la cuenta de la empresa, no el programa de correo de tu computadora.

Protección

Los mensajes entrantes se analizan para detectar spam y phishing, y los adjuntos con extensiones peligrosas (ejecutables, scripts, dobles extensiones) se marcan para que no se abran por error.

Chat del equipo

Mensajes internos entre las personas de la empresa, sin salir del sistema.

• Empezar una conversación: con el botón + de la lista. Elegí una persona para un chat directo (si ya existe, se abre) o varias y un nombre para un grupo. También desde el perfil de una persona, botón de chat.
• Buscar: el buscador de arriba filtra las conversaciones por nombre.
• Escribir: Enter envía y Shift + Enter hace un salto de línea. Los mensajes nuevos aparecen solos.
• Grupos: aparecen con su cantidad de miembros; el botón de personas de la cabecera muestra quiénes son.
• Sin leer: las conversaciones con mensajes nuevos llevan un punto, y el número del menú lateral cuenta cuántas tenés sin leer.

WhatsApp

La bandeja de WhatsApp de la empresa, con cada conversación vinculada al contacto, sus oportunidades y sus reservas.

Conectar la cuenta

En WhatsApp, Conectar WhatsApp pide un nombre para la cuenta (por ejemplo Reservas o Atención) y muestra un código QR: en el teléfono de la empresa, abrí WhatsApp › menú › Dispositivos vinculados › Vincular un dispositivo y escanealo. Si el servicio de WhatsApp de la empresa no está disponible, la pantalla lo avisa: pedile a tu administrador que lo revise. Cada cuenta conectada es una pestaña arriba; con + Agregar cuenta sumás otra.

La bandeja

• Filtros: Todas, No leídas, Mías y Sin asignar, y por estado.
• Estados de la conversación: Nuevo, Abierto, Esperando al cliente, Esperando interno, Calificado, Cotización, Reservando, Confirmado, Post-viaje, Cerrado y Archivado. Sirven para saber en qué está cada cliente.
• Asignación: Tomar la asigna a vos; el selector la asigna a otra persona.
• Panel CRM: si el número no está cargado, creás el contacto ahí mismo; si está, ves sus oportunidades, reservas y tareas, y creás una nueva desde la conversación.

Abrir el chat desde otras pantallas

El botón Abrir chat y cualquier botón o enlace de WhatsApp del sistema (tarjetas y fichas del CRM, perfiles del equipo) abren la bandeja de la empresa en la conversación con ese número. No se abre el WhatsApp personal de tu teléfono ni WhatsApp Web.

Registrar mensajes a mano

En la pestaña WhatsApp de un contacto o una reserva podés registrar mensajes enviados y recibidos por fuera de la cuenta conectada. Se muestran como burbujas, en orden, junto con el resto del historial.

Instagram y Facebook

Respondé los mensajes directos y los comentarios de Instagram y Facebook desde una sola bandeja, y vinculalos con los contactos del CRM.

Conectar las cuentas

La conexión se hace en un minuto y sin ayuda de soporte, desde una ventana guiada.

1. Abrí la conexiónEn la bandeja, Conectar cuentas; o en menú de la empresa › Instagram y Facebook, Conectar con Facebook.
2. Continuá con FacebookSe abre una ventana de Facebook, sin salir de DO Adventure. Iniciá sesión con un usuario que administre la página de la empresa, elegí la página (y su cuenta de Instagram) y aceptá los permisos.
3. ListoLa ventana se cierra sola y las cuentas quedan conectadas: empiezan a llegar los mensajes y comentarios y, en unos minutos, aparecen los recientes.

Si algo falta, la misma ventana lo explica: una página sin cuenta profesional de Instagram vinculada (con los pasos para vincularla), permisos que no se aceptaron (con un botón para volver a darlos) o cuentas que ya usa otra empresa. Si el navegador bloquea las ventanas emergentes, la conexión sigue en la misma pestaña.

Sincronizar vuelve a traer lo reciente; Desconectar deja de recibir mensajes y conserva el historial. Si la conexión vence o se revocan los permisos, la cuenta queda Con error y la bandeja lo avisa: volvé a conectarla.

Mensajes directos

La pestaña Mensajes lista las conversaciones, con las no leídas primero y un contador en el menú lateral. Podés filtrar por red, por Abiertas, Cerradas, Sin leer o Mías, y buscar por persona o texto. En cada conversación podés asignarla a alguien del equipo, cerrarla o reabrirla, y responder (Enter envía; Mayús + Enter hace un salto de línea).

Plazo para responder

Meta limita cuándo una empresa puede escribirle a una persona. Arriba del cuadro de respuesta se muestra hasta cuándo podés contestar:

• Hasta 24 horas desde el último mensaje de la persona: respuesta normal.
• Entre 24 horas y 7 días: la respuesta se envía como atención humana.
• Después de 7 días: no se puede responder hasta que la persona vuelva a escribir.

Si Meta rechaza un envío, el mensaje queda en la conversación marcado No se envió, con el motivo.

Comentarios

La pestaña Comentarios agrupa los comentarios por publicación. Por defecto muestra los Sin responder; también podés ver los respondidos, los resueltos o todos. En cada comentario:

• Responder publica la respuesta con el nombre de la cuenta. Con Responder por mensaje privado le llega a la persona como mensaje directo (uno por comentario) y la charla sigue en Mensajes.
• Ocultar lo saca de la vista del público; quien lo escribió lo sigue viendo. Mostrar lo vuelve a publicar.
• Resolver lo marca como atendido sin responder, por ejemplo un elogio. Reabrir lo devuelve a pendientes.

Vincular con el CRM

A la derecha de la conversación está el contacto vinculado. En Instagram la vinculación es automática cuando un contacto tiene cargado ese usuario. Si no, podés usar Vincular a un contacto y elegirlo, o Crear contacto como lead con el origen Instagram o Facebook. Desde que está vinculado, cada mensaje queda también en el historial de comunicaciones del contacto.

Permisos y cuentas de ejemplo

Hay cuatro permisos: ver la bandeja, responder, moderar comentarios (ocultar y resolver) y configurar las cuentas. Por defecto, los vendedores ven y responden; los gerentes además moderan, y la configuración queda para los administradores.

Agente IA

Un agente comercial que atiende a tus clientes por WhatsApp, email, Instagram, Facebook y consultas web con los datos reales de la empresa: responde, ordena el CRM, cotiza con tus tarifas vigentes y te pasa lo que necesita una persona.

Qué hace

• Responde en el idioma del cliente, con el tono y las reglas que le diste, adaptado a cada canal (corto en WhatsApp, con saludo y firma en email).
• Consulta datos reales: actividades, precio vigente del tarifario publicado y próximas salidas con lugares libres. No inventa precios, cupos ni políticas: si un dato falta, lo dice y deja una tarea.
• Ordena el CRM: busca al contacto antes de crearlo (por email o teléfono, sin duplicar), abre o actualiza la oportunidad con lo que el cliente dijo, deja notas y crea tareas. Solo vincula por su cuenta al contacto que coincide con lo que garantiza el canal (el remitente del email o el número de WhatsApp); si alguien escribe el email o el teléfono de otra persona, lo decide alguien del equipo.
• Cotiza: arma cotizaciones con versión (v1, v2…) calculadas por el sistema con la tarifa pública que corresponde a la fecha y la cantidad de pasajeros (tarifario publicado y vigente, temporada incluida). Si hay más de una tarifa posible, o algo que no sabe calcular (por ejemplo, el precio de menores), lo deja marcado como pendiente.
• Pide reservas: con los datos del titular, deja una reserva en borrador para que una persona la revise. Nunca confirma reservas ni da pagos por recibidos.
• Deriva: reclamos, reembolsos, conflictos, temas de seguridad o cuando el cliente pide una persona. Avisa a quien elegiste, deja una tarea con el resumen y deja de responder en esa conversación.

Modos de trabajo

Consultar datos y derivar se hacen siempre en el momento. Las respuestas a consultas web quedan siempre como borrador. Conviene empezar en Solo borradores, revisar unas cuantas respuestas y subir la autonomía cuando confíes en lo que hace.

Configurarlo

1. Probalo en el simuladorEn Agente IA › Simulador escribís como si fueras un cliente. Usa tus datos reales pero no le escribe a nadie, no ocupa cupo y lo que escribiría en el CRM queda simulado.
2. Elegí modo y canalesEn Configuración: el modo, los canales que atiende, el nombre con el que se presenta, el tono, el idioma por defecto y cuántos segundos espera antes de responder (si el cliente manda varios mensajes seguidos, contesta una vez).
3. Escribí tus reglasEn Instrucciones de la empresa: políticas de seña y cancelación, qué no ofrecer, horarios de atención. Tienen prioridad sobre el estilo, nunca sobre la honestidad: no pueden hacer que invente datos ni que confirme reservas.
4. Elegí a quién derivaLas personas marcadas reciben los avisos y las tareas. Sin nadie elegido, avisa a administradores y gerentes.
5. EncendeloCon el interruptor Agente encendido empieza a atender los mensajes que llegan desde ese momento.

Bandeja y aprobaciones

La Bandeja muestra por defecto lo que espera a una persona: respuestas propuestas y acciones para aprobar (el número aparece en la pestaña y llega una notificación). En cada conversación ves los mensajes del canal y, al costado, lo que hizo el agente con su resultado, el contacto y la oportunidad vinculados y las cotizaciones.

• Respuesta propuesta: la podés editar y Enviar, o Descartar. Si el canal no permite enviar desde el sistema, la copiás y la pegás.
• Para aprobar: cada acción dice qué va a pasar (por ejemplo, «Crear contacto Ana Pérez · [email protected]»). Aprobar la aplica en ese momento con tus permisos (por ejemplo, crear un contacto pide el permiso de crear contactos); Rechazar la descarta.
• Pausar el agente lo saca de esa conversación; Que la retome el agente lo vuelve a poner, por ejemplo después de resolver una derivación.

Reglas de cada canal

Cupo y uso

Una conversación ocupa cupo la primera vez que el agente la atiende en el mes, sin importar cuántos mensajes tenga. Uso del mes muestra cuántas van, cuántas quedan, los paquetes extra y el consumo. Si se termina el cupo, el agente deja de atender conversaciones nuevas hasta el mes siguiente o hasta que sumes un paquete; las que ya atendió ese mes siguen.

Permisos y registro

Hay tres permisos: ver las conversaciones, aprobar respuestas y acciones, y configurar (incluye el simulador). Cada persona ve solo las conversaciones de las líneas, casillas y cuentas a las que tiene acceso, y para enviar una respuesta tiene que poder enviar desde esa cuenta. Aprobar una reserva pide además el permiso de crear reservas.

Todo queda registrado: cada respuesta (propuesta, enviada o descartada, y quién la aprobó), cada acción con lo que pidió y lo que devolvió el sistema, y los cambios de configuración. Lo que el agente crea en el CRM aparece firmado como Agente IA.

Facturación

Facturas, notas de crédito, notas de débito y recibos. La autorización electrónica ante el organismo fiscal (CAE) estará disponible próximamente.

Facturación viene incluida sin costo en todas las suscripciones. Lo que se contrata aparte es Facturación electrónica, la emisión ante el organismo fiscal de cada país: es un extra por punto de venta.

Los comprobantes

En Finanzas › Facturación hay una pestaña por tipo de comprobante. Arriba, lo emitido, lo cobrado y lo pendiente en cada moneda. La lista se busca por número, cliente o reserva y se filtra por estado.

Estados

La letra la elige el sistema según la condición ante el IVA de tu empresa y del cliente:

Enviar por email

En un comprobante emitido, Enviar por email abre un formulario con el email del cliente ya cargado: podés sumar destinatarios (separados con comas, hasta 10), copia, asunto y un mensaje. Se envía con el PDF del comprobante adjunto y queda en la auditoría. Hace falta una cuenta de email configurada; si no hay, descargá el PDF y envialo por otro medio. Los borradores y los anulados no se envían.

Anular

Un comprobante emitido no se borra: se anula con un motivo (gerentes y administradores). Una factura pagada no se anula: se emite una nota de crédito. Todo queda en el registro de auditoría.

Lección6 minutos · Finanzas

Emitir una factura y registrar el cobro

Objetivo

Emitir la factura de una reserva y dejar registrado el pago.

Antes de empezar

• Los datos fiscales de la empresa cargados.
• El domicilio fiscal y la condición ante el IVA del cliente.

1. Abrí el borradorLas reservas confirmadas ya tienen su factura en borrador: abrila desde Facturación o desde la pestaña Servicios de la reserva. Para otro comprobante, Nuevo comprobante.
2. Revisá los datosCliente, CUIT, condición ante el IVA, domicilio fiscal, ítems y vencimiento.
3. EmitilaEmitir comprobante. Exige el domicilio fiscal.
4. Registrá el pagoRegistrar pago con importe, medio y fecha. El estado pasa a Parcial o Pagada.
5. CompartilaVer PDF para descargarla y enviarla al cliente.

Campos

Campo	Para qué sirve
Tipo de comprobante	Factura, nota de crédito, nota de débito o recibo.
Entidad emisora	Qué razón social factura.
Cliente, razón social, CUIT	A quién se factura.
Condición ante el IVA *	Define la letra.
Domicilio fiscal *	Obligatorio para emitir.
Reserva vinculada	Para que aparezca en la reserva y su cuenta corriente.
Emisión *, vencimiento y moneda	Fechas y moneda del comprobante.

ResultadoLa factura emitida aparece en la cuenta corriente del cliente y en cuentas por cobrar hasta que se paga.

Si algo sale mal

• No deja emitir: falta el domicilio fiscal del cliente.
• Me equivoqué en una factura emitida: anulala con motivo, o emití una nota de crédito si ya tiene pagos.

Cobros y cuentas por cobrar

Registro de pagos de clientes y seguimiento de lo que todavía te deben.

Registrar un cobro

Desde Cuentas por cobrar, desde la factura o desde la reserva. Indicá el importe (se propone el saldo), la fecha, el medio de pago y la cuenta de tesorería donde entró el dinero: se ofrecen solo las cuentas de la misma moneda que la factura. Se puede cobrar en partes. Al confirmar se registra el ingreso en la cuenta, se actualiza su saldo y el de la factura. Registrar cobros lo puede hacer un gerente o un administrador.

Cuentas por cobrar

Están en Tesorería › Cuentas por cobrar, al lado de las cuentas por pagar (también hay un acceso directo en el menú lateral, en Finanzas). Ves por moneda cuánto hay a cobrar, cuánto está vencido y cuánto vence en los próximos 7 días, la antigüedad de los saldos y la lista de facturas con su vencimiento. El atraso se calcula contra la fecha de hoy.

Pasarelas de pago

Podés habilitar tus propias pasarelas (Mercado Pago, Stripe, PayPal, entre otras) desde la configuración. Los cobros que entran por ellas se registran con su comisión, que es parte de los gastos de procesamiento de las reglas de costo.

Tesorería

Las cuentas donde está el dinero de la empresa y sus movimientos.

Cuentas

Creá una cuenta por cada lugar donde tenés fondos: cuentas bancarias, billeteras virtuales, cajas en efectivo. Cada una tiene su moneda. El resumen muestra el saldo de cada cuenta y el total consolidado. Las cuentas de los gateways de pagos online se crean solas al conectarlos.

Movimientos

Los cobros registrados generan ingresos automáticamente. Los cobros se registran desde Cuentas por cobrar y los pagos a proveedores desde Cuentas por pagar. Para otro ingreso o egreso puntual usá los botones Ingreso y Egreso: el saldo de la cuenta se actualiza en el momento. Cargar movimientos lo puede hacer un gerente o un administrador.

Cuentas por pagar

La pestaña Cuentas por pagar, al lado de Cuentas por cobrar, junta todo lo que la empresa le debe a terceros, con su vencimiento:

Arriba ves, por moneda, cuánto hay a pagar, cuánto está vencido y cuánto vence en los próximos 7 días, y la antigüedad de la deuda (al día, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días de atraso).

Para pagar, tocá Pagar, elegí la cuenta de tesorería (tiene que ser de la misma moneda), el monto y la fecha. Se puede pagar en partes: la cuenta queda parcial hasta completar el total. Cada pago genera el egreso en la cuenta elegida y descuenta su saldo. Una cuenta sin pagos se puede anular.

Días de pago a proveedores

Si la empresa paga en días fijos, configuralo en Configurar días de pago (bloque Política de pago a proveedores, arriba de la lista). Un gerente o administrador elige:

• Los días en que la empresa paga: por ejemplo, solo los lunes. Sin días marcados se puede pagar cualquier día.
• El plazo desde la fecha de la factura: por ejemplo, 15 días. En 0 no hay plazo.

Combinados: «a 15 días, solo los lunes» paga cada factura el primer lunes que cae 15 días o más después de su fecha.

Con la política activa:

• La lista suma la columna Próximo pago: «Hoy» o la próxima fecha en que esa factura se puede pagar.
• El filtro Pagables hoy deja solo las facturas que la política permite pagar hoy: es la lista para emitir los pagos del día.
• El sistema no registra un pago en una fecha que no cumple la condición. Si abrís Pagar en una factura que todavía no corresponde, la ventana te avisa el motivo y propone el próximo día de pago.

Conciliación

Compará los movimientos del sistema con el extracto bancario y marcalos como conciliados. Lo que queda sin conciliar es lo que tenés que revisar: un pago no registrado, una comisión bancaria o un error de carga.

Contabilidad

Plan de cuentas, asientos, libros y estados contables de cada ejercicio.

Las pestañas

Plan de cuentas

Si no hay cuentas, Cargar Plan Estándar carga un plan base. Cada cuenta tiene código (no se cambia después), nivel (rubro, grupo, subcuenta o imputable), nombre, tipo, naturaleza deudora o acreedora y si es imputable: solo las imputables aceptan movimientos. Una cuenta con movimientos no se elimina.

Asientos

• Borrador: se edita, se confirma o se elimina.
• Confirmado: entra en los libros y estados. Solo se puede anular.
• Anulado: al anular un asiento confirmado se registra solo un contraasiento confirmado, con el debe y el haber invertidos y la referencia al original. Los dos quedan en los libros y se compensan. El ejercicio tiene que estar abierto.

Ejercicios

+ Nuevo ejercicio abre un formulario con nombre, inicio y fin (el fin tiene que ser posterior al inicio). Un ejercicio abierto recibe asientos. Para cerrarlo no tiene que haber asientos en borrador; si hace falta, se reabre.

Permisos

Quien no tiene «Ver contabilidad» ve un aviso para pedírselo a un administrador. Se ajustan en Roles y permisos.

Pagos online

Cobrá reservas con links de pago de Mercado Pago o Stripe. El cliente paga en el sitio del gateway y el cobro entra solo a la reserva y a Tesorería, con la comisión descontada.

Cómo funciona

1. Conectás el gatewayUna vez, con las credenciales de tu cuenta de Mercado Pago o Stripe. Por cada moneda se crea una cuenta en Tesorería.
2. Generás un link de pagoDesde la reserva (por el saldo, una seña o una cuota) o suelto, para una actividad o un producto.
3. Lo mandásPor email o WhatsApp desde las cuentas de la empresa, o copiando el link.
4. El cliente pagaAbre el link, ve tu logo, el concepto y el importe, deja su nombre y email y paga en Mercado Pago o Stripe. DO Adventure nunca ve ni guarda datos de la tarjeta.
5. Se registra soloEl gateway avisa y el sistema relee el pago con su API antes de aplicarlo: suma el cobro a la reserva, registra el ingreso y la comisión en la cuenta de Tesorería del gateway, le manda el comprobante al cliente y te avisa en la campana.

Conectar un gateway

En Pagos online › Gateways, un administrador toca Conectar gateway y completa:

Elegís el entorno (prueba o producción), el país y las monedas que cobra. Antes de guardar se prueban las credenciales con la API del gateway: si no funcionan, no se guarda nada. Se guardan cifradas y después solo se ven enmascaradas (sk_test_…9fQ2).

Al conectar se muestra la URL de avisos (webhook): copiala y cargala en el panel del gateway (en Mercado Pago, evento Pagos; en Stripe, los eventos de Checkout, charge.refunded, charge.dispute.created y charge.dispute.closed). Sin webhook los pagos igual se confirman cuando el cliente vuelve del checkout; con él, se confirman aunque cierre la ventana.

Cada tarjeta muestra el estado de la conexión, el saldo de sus cuentas de Tesorería, cuántos cobros procesó y las comisiones. La estrella marca la cuenta que se propone por defecto en los links. Desde Configurar se cambian el nombre y las credenciales (los campos vacíos conservan lo guardado); con el botón de encendido se desactiva.

Links de pago

Desde la pestaña Pagos de una reserva, Generar link de pago propone el saldo pendiente; cambialo para cobrar una seña o una cuota. El link de una reserva es en su moneda y no puede superar lo que falta pagar. También elegís con qué cuenta se cobra y hasta cuándo vale.

Una vez creado, lo mandás con Enviar por email (abre el redactor del sistema con el mensaje y el link) o WhatsApp (copia el mensaje y abre la conversación con el titular desde la cuenta de la empresa: pegalo y envialo).

En Pagos online › Links de pago también se crean links sueltos. Un link de un solo pago se cierra cuando se paga; uno reutilizable lo pueden pagar varias personas (una actividad, un producto). Cada link muestra cuántas veces se abrió y cuánto se cobró; se puede copiar, mandar por email, anular o reactivar.

En la reserva, los links aparecen debajo de los pagos con su estado: esperando pago, pagado, vencido o anulado.

Lo que ve el cliente

La página de pago muestra tu logo, el concepto, el detalle, el importe y la vigencia. El cliente deja su nombre y email y toca Pagar: se abre el checkout de Mercado Pago o Stripe. Al terminar vuelve a una página que confirma el pago (o avisa que está en proceso o que no se completó) y le llega el comprobante por email desde la cuenta de la empresa.

Transacciones y reembolsos

Pagos online › Transacciones lista cada intento de pago: cobrados, pendientes, rechazados, vencidos y reembolsados, con filtros por estado, cuenta, fechas y búsqueda por concepto, pagador u operación. Arriba, lo cobrado por moneda con sus comisiones y reembolsos.

Un clic abre el detalle: importe, comisión y neto, operación en el gateway, pagador, reserva, los avisos que mandó el gateway y los reembolsos. Releer en el gateway vuelve a consultar el estado. Un gerente o administrador puede Reembolsar el total o una parte: se pide al gateway, se descuenta de la cuenta de Tesorería y queda como pago negativo en la reserva. La comisión que cobró el gateway no se recupera.

• Los pagos online de la reserva no se borran a mano: se reembolsan desde acá, así Tesorería y el gateway quedan iguales.
• Si se reembolsa desde el panel del gateway, el sistema lo registra solo cuando llega el aviso.
• Si un reembolso que el gateway había aceptado después falla (pasa en Stripe con algunos medios de pago), se revierte solo: el dinero vuelve a la cuenta de Tesorería y a la reserva, y el reembolso queda como rechazado para volver a pedirlo.
• Si el gateway informa un importe o una moneda distintos a los del link, el pago no se aplica y queda en revisión con el detalle.
• Los contracargos se registran solos: mirá Contracargos.

Pedir la seña o el saldo

En la pestaña Pagos de la reserva, Pedir seña por email (o Pedir saldo por email cuando la seña ya está cubierta) abre el redactor con el estado de cuenta (total, pagado, pendiente) y el enlace para pagar. WhatsApp copia el mensaje con el link y abre la conversación con el titular.

• Si la reserva tiene una seña cargada y todavía no se cubrió, se pide la seña; si no, el saldo.
• Se reutiliza el link activo del mismo importe. Si el importe cambió, se crea uno nuevo (vale 7 días) y el anterior queda anulado, así no hay dos links vivos que lleven a pagar de más.
• Cuando se registra un pago (a mano o online) y queda algo pendiente, el comprobante que recibe el cliente trae el botón Pagar saldo (o Pagar seña).
• Sin un gateway activo en la moneda de la reserva no hay botón: el sistema avisa por qué.

Cobrar desde tu sitio web

Cualquier link activo se puede insertar en tu sitio: en Pagos online › Links de pago, el botón Insertar en tu sitio (también aparece al crear un link) da el código para copiar. Hay tres formas:

Mercado Pago y Stripe no se pueden mostrar dentro de otro sitio, así que el pago se completa en una ventana aparte; cuando termina, el formulario de tu página muestra el resultado solo. Los datos de la tarjeta nunca pasan por tu sitio. Para un producto o una actividad que se vende muchas veces, usá un link reutilizable.

Resumen

Pagos online › Resumen es el tablero del período: este mes, el mes anterior, los últimos 30 o 90 días, el año o las fechas que elijas. Todo se muestra por moneda (nunca se suman pesos con dólares); si cobrás en más de una, elegila arriba a la derecha.

Debajo están los cobros por día (o por mes si el período es largo), lo cobrado por cada cuenta de gateway y por canal (reserva, link suelto, sitio web…). Arriba aparecen avisos si hay pagos para revisar, diferencias con el gateway o contracargos: un clic lleva a la pestaña donde se resuelven.

Conciliación con el gateway

En Pagos online › Conciliación cada cuenta de gateway muestra, por moneda, tres saldos que tienen que coincidir:

• En libros: el saldo de la cuenta del gateway en Tesorería.
• Esperado según los pagos: cobrado − comisiones − reembolsos − contracargos abiertos − liquidado al banco. Si difiere de libros, la diferencia son movimientos cargados a mano en esa cuenta de Tesorería.
• Informado por el gateway: lo que el gateway dice tener (disponible, a liquidar y en camino al banco). Lo informa Stripe; Mercado Pago no expone su saldo en la API, así que con Mercado Pago se compara contra lo esperado.

Conciliar pago por pago

Conciliar pagos (o Conciliar todo) relee cada pago con la API del gateway y compara importe, moneda, estado, reembolsado y comisión. Si coincide queda conciliado con la fecha; si no, queda con diferencias y el detalle de qué no coincide. De paso consulta los pagos iniciados que no tuvieron respuesta, por si se cobraron sin que llegara el aviso, y registra los reembolsos o contracargos hechos en el gateway. Se revisan hasta 100 pagos por vez: si quedan más, el aviso lo dice.

Si la diferencia es la comisión (el gateway la informó después o la corrigió), Ajustar comisión registra la diferencia en Tesorería y vuelve a conciliar. Cualquier pago se puede conciliar también desde su detalle, con Conciliar.

Liquidaciones al banco

Cuando el gateway deposita en tu banco, tocá Registrar liquidación en la moneda que corresponde: elegís la cuenta bancaria (de la misma moneda), el importe, la fecha de acreditación y la referencia del gateway. En Tesorería queda como una transferencia de la cuenta del gateway a la del banco: no es un ingreso nuevo y no cambia lo cobrado.

• Con Stripe, las liquidaciones que ya llegaron al banco aparecen solas debajo de la cuenta, con importe, fecha y referencia: Registrar abre la ventana completa. Las que están en camino se muestran en el saldo informado.
• Con Mercado Pago se cargan a mano con el comprobante del retiro.
• No se puede liquidar más de lo que la cuenta del gateway tiene en libros, ni registrar dos veces la misma referencia.
• Si te equivocaste, el tacho de la lista Liquidaciones al banco la anula y devuelve los saldos (si la transferencia ya está conciliada en Tesorería, primero hay que desconciliarla).

Contracargos

Cuando el titular de la tarjeta desconoce el pago, el gateway retira el dinero y abre una disputa. Al recibir el aviso (y releer el pago con la API), el sistema:

1. Lo descuentaRegistra un egreso por lo que quedaba cobrado en la cuenta del gateway y un pago negativo en la reserva, así el saldo pendiente vuelve a aparecer.
2. Lo marcaEl pago queda en Contracargo con el aviso en el detalle, y el resumen muestra los contracargos abiertos.
3. Vos respondés la disputaEn el panel de Mercado Pago o Stripe, con la documentación de la reserva.
4. Si la ganásCon Stripe se registra sola cuando llega el aviso de disputa cerrada. Con Mercado Pago, tocá Disputa ganada en el detalle del pago: vuelve a entrar el importe a Tesorería y a la reserva.

Si mientras la disputa está abierta se hace un reembolso en el gateway, se descuenta del contracargo: el dinero no sale dos veces.

En Tesorería

Cada gateway tiene su cuenta por moneda (por ejemplo Mercado Pago ARS o Stripe USD, con «(prueba)» si es de prueba). Cada cobro registra el ingreso bruto y, aparte, el egreso de la comisión; cada reembolso, un egreso. Así el saldo de la cuenta es lo que tenés en el gateway. Los contracargos son un egreso y, si la disputa se gana, un ingreso. Lo que el gateway transfiere al banco se registra como liquidación: una transferencia entre las dos cuentas.

Seguridad

• Los datos de la tarjeta se cargan solo en Mercado Pago o Stripe.
• Las credenciales se guardan cifradas y nunca se muestran completas. El servidor necesita la variable PAGOS_ENCRYPTION_KEY.
• Cada aviso del gateway se verifica con su firma y se registra una sola vez; además se relee el pago con la API antes de aplicarlo.
• Conectar gateways lo hace un administrador. Reembolsar, registrar o anular liquidaciones, conciliar en lote, ajustar comisiones y marcar disputas ganadas, un gerente o administrador. Todo queda en la auditoría.

Tableros e indicadores

Tres tableros con lo que necesita ver cada área al empezar el día. Cada fila se abre en un panel lateral, sin salir del tablero.

Abrir sin salir del tablero

Un clic en una reserva, tarea, oportunidad, email, salida o traslado abre su panel lateral, el mismo que en su módulo: podés editar, responder o asignar recursos y volver al tablero cerrando el panel (o con Escape).

• Acciones requeridas lleva al listado ya filtrado: tareas pendientes, tareas vencidas o emails sin leer.
• Accesos rápidos abre directamente el alta: nueva salida, reserva, contacto o tarea.
• Emails sin leer: el email se lee en el panel con todo su hilo; Responder abre el editor y Abrir en la bandeja lo muestra en el inbox.

Reservas en ejecución

Los tableros de Ventas y de Operaciones tienen el panel Reservas en ejecución: las reservas que el cliente está viviendo hoy, con el día del viaje. La lista se desplaza dentro del panel y un clic abre el timeline de la reserva con sus servicios y sus recursos. Ver Reservas en ejecución.

Tablero de operaciones

Todo sale de las salidas reales del día, no de las reservas. Está explicado en detalle en Tablero de Operaciones.

Contenidos en los tableros

Si la empresa tiene el módulo Contenidos, el tablero Gerencial y el de Ventas suman un panel con los últimos 30 días:

• Gerencial: consultas web (con la variación contra los 30 días anteriores), conversión de visita a consulta, consultas ganadas, propuestas aceptadas sobre enviadas, monto aceptado y reservas generadas desde propuestas.
• Ventas: lo que espera una acción comercial: propuestas que esperan respuesta del cliente (enviadas, abiertas o con pedido de cambios), propuestas aceptadas que todavía no son reserva y las últimas consultas web con el estado de su oportunidad.

Los montos solo se ven con el permiso de analítica de Contenidos. El enlace del panel lleva a la Analítica o a las propuestas.

Reportes

Análisis por período de ventas, rentabilidad, operación, seguridad y proyección, listos para exportar.

Cómo están organizados

En Reportes el menú de la izquierda agrupa los reportes por familia: Comercial, Operaciones, Rentabilidad, Seguridad, Finanzas, Forecast y Mis reportes. Los marcados con estrella son los destacados. En Mis reportes están el Report Builder y los reportes que guardaste o que te compartieron.

Usar un reporte

Cada reporte tiene el mismo formato: elegís el período (con las fechas o los atajos de 30 días, 90 días, 6 y 12 meses), y si el reporte tiene vistas, cómo agrupar (por mes, por actividad, por guía…). Arriba aparecen los indicadores principales, después un gráfico y la tabla con su fila de totales. Tocá el título de una columna para ordenar. Al pie, Cómo se calcula explica de dónde sale cada número.

Arriba del gráfico, Ver como cambia el tipo de gráfico: barras, columnas, líneas, área, torta o solo tabla. La elección queda guardada para ese reporte en tu navegador y también en el enlace. La torta se desactiva cuando no tiene sentido: con varias series, con porcentajes o con valores negativos.

Los importes en otras monedas se convierten a la moneda de la empresa con la cotización vigente de Tarifario › Configuración › Cotizaciones.

Qué muestra cada uno

Reportes por cliente y contra el año anterior

Pasajeros por cliente, Facturación por cliente y Actividades por cliente comparan el período elegido con las mismas fechas del año anterior: cada fila muestra el valor del período, el del año anterior, la diferencia y la variación en porcentaje. Los indicadores de arriba también dicen cuánto cambió.

• Cliente: la empresa o agencia de la reserva; si no tiene, el contacto; si tampoco, el titular. En las facturas, la empresa o el contacto del perfil fiscal o de la reserva facturada.
• Filtro de cliente: el selector Cliente muestra solo a ese cliente en todas las vistas (por ejemplo, sus pasajeros por nacionalidad o su facturación mes a mes). Los botones Excel, CSV y PDF exportan lo que ves, con el nombre del cliente.
• Excel por cliente: un solo archivo con la hoja Todos los clientes y una hoja por cliente, cada una con sus indicadores y la tabla de la vista elegida. Sirve para mandarle a cada agencia su resumen. Incluye hasta 150 clientes, de mayor a menor volumen.
• Nacionalidad y edad salen de la lista de pasajeros de la reserva (o del titular si no hay lista). La edad es la que tenía al viajar. Lo que no está cargado se cuenta como Sin dato: cuanto más completa la lista de pasajeros, más preciso el reporte.

Report Builder: tus propios reportes

En Mis reportes › Nuevo reporte armás un reporte a medida, sin fórmulas:

1. Elegí los datosReservas, servicios vendidos, salidas, oportunidades, movimientos de tesorería, cuentas por pagar o incidentes.
2. Elegí el períodoY, cuando hay más de una fecha posible, cuál define el período (por ejemplo, fecha de venta o de viaje).
3. AgrupáPor un campo (mes, canal, actividad, proveedor…) y, si querés, por un segundo nivel.
4. Marcá las medidasHasta seis: cantidades, importes, márgenes, ocupación…
5. Filtrá y ordenáPor ejemplo, solo el canal OTA, o los 10 servicios con más margen.

El resultado se actualiza solo y se ve como cualquier otro reporte, con indicadores, gráfico, tabla, totales y exportación. Ponele un nombre y guardalo: queda en Mis reportes. Si marcás Compartir con la empresa, lo ven todos los que tienen acceso a reportes; solo vos podés modificarlo, y los demás pueden guardarlo como uno nuevo.

Tipos de gráfico

En Gráfico elegís cómo se dibuja el resultado. El tipo se guarda con el reporte.

• Con dos niveles, los gráficos usan la primera medida marcada y una serie por cada valor del segundo campo. Hasta 7 series; el resto se suma en «Otros».
• Un solo eje. Si marcás medidas de distinta unidad (cantidades e importes), el gráfico muestra las de la unidad de la primera; la tabla muestra todas.
• Promedios y porcentajes (ticket promedio, margen %, ocupación) no se pueden sumar: por eso no se ofrecen en torta ni en columnas apiladas.
• Al pasar el mouse por el gráfico se ve el detalle de cada punto.

Campos para agrupar

Además de los campos de cada tipo de datos (canal, vendedor, actividad, proveedor…), todos tienen mes, trimestre y año, y la mayoría día de la semana. También hay campos por tramos, que se ordenan solos:

• Reservas: tipo de cliente (particular, agencia, partner, empresa), tamaño del grupo, anticipación de la compra (días entre la venta y el viaje) y estado de cobro.
• Servicios vendidos: vendedor, sucursal, moneda y propio o de terceros.
• Salidas: tipo de actividad, horario (mañana, tarde, noche) y nivel de ocupación.
• Oportunidades: probabilidad por tramos. Cuentas por pagar: vencida o al día, y moneda.

Exportar

Con Excel bajás un archivo con dos hojas: los datos (con totales) y un resumen con el período, los indicadores y las notas. CSV baja la tabla separada por punto y coma, que Excel en español abre directo. PDF abre una versión para imprimir o guardar como PDF desde el diálogo de impresión.

En los reportes por cliente, Excel por cliente baja un archivo con una hoja por cliente (ver Reportes por cliente).

Ver reportes requiere el permiso Ver reportes y estadísticas (lo tienen el administrador y el gerente).

Solución de problemas

Los errores que más aparecen y cómo resolverlos.

La cuenta de email no verifica

• "Credenciales incorrectas". Revisá usuario y contraseña. En Gmail y Outlook con verificación en dos pasos, usá una contraseña de aplicación.
• "Puerto rechazado". Probá SMTP en 587 con STARTTLS o en 465 con SSL.
• "El servidor cerró la conexión". El tipo de seguridad no coincide con el puerto. IMAP en 993 necesita SSL activado.
• "Host no encontrado". El nombre del servidor está mal escrito o no existe. Pedile los datos exactos a tu proveedor de hosting.
• "Ingresá la contraseña para verificar". Estás creando una cuenta nueva sin contraseña. En cuentas existentes, si dejás el campo vacío se usa la guardada.

Los emails no aparecen en la bandeja

Mirá la fecha de última sincronización en Sistema › Cuentas Email. Si es antigua, verificá la cuenta. Si cambiaste la contraseña de tu correo, actualizala acá también.

Un email no aparece en la ficha del contacto

Solo se vinculan solos los emails que vienen de una dirección cargada en el contacto. Si te escribió desde otra dirección, asocialo a mano desde la bandeja o agregá esa dirección al contacto.

No puedo cambiar el estado de un tarifario

Las transiciones dependen de tu rol. Si tu rol permite la acción y no la ves, cerrá sesión y volvé a entrar para que se actualicen tus permisos.

Falta una tarifa en el tarifario para clientes

Solo salen las tarifas activas y aprobadas o publicadas. Revisá en Ver tarifas que la tarifa no esté en borrador, pausada o desactivada (el ojo tachado). Las tarifas privadas salen en su propia tabla solo si tildaste Incluir la tabla de servicios privados.

El cliente no puede abrir el enlace del tarifario

En la lista de enlaces fijate si dice Vencido o Desactivado, y que el tarifario siga aprobado o publicado. Si todo está bien, copiá el enlace de nuevo: a veces el email lo corta.

La rentabilidad aparece en alerta

El precio neto no cubre el costo más los gastos estructurales con el mínimo que definiste. Revisá que el costo no tenga margen incluido, subí el margen o revisá si las comisiones del canal son correctas. Ver Cómo se calcula el precio.

Una factura quedó en contingencia

El organismo fiscal no respondió. El sistema la reintenta sola. Si pasan varias horas, probá la conexión desde la configuración fiscal: si falla, revisá que el certificado no esté vencido y que el punto de venta sea del tipo correcto.

Una reserva no descuenta cupo

El cupo se descuenta al confirmar la reserva, no al guardarla en borrador. Revisá también que el ítem esté asociado a la salida y no solo a la actividad.

La app móvil no muestra las salidas del día

La persona tiene que estar asignada a la salida y la app tiene que haber sincronizado con conexión al menos una vez ese día. Abrila con señal antes de salir al campo.

No puedo ingresar

Usá ¿Olvidaste tu contraseña?. Si no te llega el correo, revisá spam. Si tu usuario fue desactivado, pedile a un administrador que lo reactive.

Glosario

Los términos que usa el sistema, en una línea.